O que é e como fazer um mapeamento de processos
Empresas são como organismos vivos. Se usarmos o corpo humano como um exemplo, podemos dizer que cada órgão corresponde a uma área do negócio. O modo como os órgãos trabalham, tanto individualmente quanto em sintonia com os demais, é o que vai determinar se o corpo é saudável ou não. Fazer uma gestão de processos eficiente é a melhor maneira de acompanhar a saúde da empresa.
É por meio dela que se faz um diagnóstico do funcionamento de cada área, algo que depende da realização de bom mapeamento de processos. Ter uma visão geral do negócio é a forma mais inteligente de administrá-lo. É só por meio de uma perspectiva global que se pode visualizar com precisão pontos de melhorias, entender gargalos, identificar onde o fluxo é mais eficiente e onde não é, determinando as causas de cada problema.
São esses tipos de diagnósticos que estão por trás de um bom mapeamento de processos. Ele é uma peça indispensável para a gestão de todos os fluxos de trabalho, pois é capaz de determinar o que precisa ser feito para tornar uma organização ou uma área mais produtiva e eficiente.
Quer entender melhor o que é isso, como é feito e, principalmente, como pode ser aplicado ao seu negócio? Então, confira a seguir!
O que é mapeamento de processos?
Dentro dos procedimentos para uma boa gestão de processos, o mapeamento de cada atividade é a base sobre a qual se constrói uma estratégia capaz de impactar nos resultados da organização. É o ponto focal no qual deve partir qualquer plano de ação.
Como sabemos, toda empresa possui uma série de processos internos e responsáveis por fazê-la funcionar. Há diversos tipos de processo, desde aqueles que são essenciais para a entrega do produto ou serviço final até outros secundários, que não estão ligados diretamente ao que a organização produz, mas sem os quais ela não poderia funcionar.
A questão é que tanto uns quanto os outros estão interligados e pode haver problemas em qualquer ponto. E isso pode afetar todo o negócio em termos de competitividade.
Assim, realizar o mapeamento de processos implica em registrar, documentar e diagramar todos os fluxos de trabalho de uma empresa ou área. Nele é determinado como eles fluem e como se conectam uns com os outros. Em termos mais simples, é desenhar para entender. E por desenhar entenda-se fazer um fluxograma que ajude a visualizar de forma global todos os processos.
Por que fazer um mapeamento de processos?
Como dito antes, o mapeamento de processos é parte fundamental da gestão de negócios. Sem ele não é possível atuar de forma precisa no modo como as tarefas são executadas. E, sendo assim, não se pode aperfeiçoá-las. Só isso já bastaria para justificá-lo. Porém, há outros fatores importantes.
Ao oferecer uma visão ampla e ao mesmo tempo detalhada de todas as atividades da companhia, ele permite entender de forma clara a dinâmica entre elas no dia a dia. Essa compreensão aprofundada das conexões entre áreas, tarefas e pessoas dificilmente poderia ser percebida em meio à rotina diária.
O mapeamento de processos é essencial para criar um raio-X de como a produtividade acontece ou onde ela falha. As informações que ele fornece também ajudam a estabelecer métricas de desempenho, avaliações de níveis de produtividade, identificação de gargalos e custos desnecessários.
Se pensamos na quantidade e complexidade de processos dentro de uma empresa, podemos compará-los como um grande labirinto. Quando você está dentro, é difícil saber como encontrar a saída, muito menos o caminho mais rápido para isso.
Já quando você vê esse labirinto do alto fica mais fácil traçar a melhor rota. Assim, como o nome já indica, fazer um mapeamento de processos é criar um mapa, um guia que vai orientar quais as melhores saídas e caminhos para a eficiência de um negócio.
Principais etapas para o mapeamento de processos
Existem muitas metodologias disponíveis no mercado para a realização de um bom mapeamento de processos. Porém, de forma geral, são essas a principais etapas de sua execução.
Etapa 1. Defina os objetivos prioritários
Nem sempre é preciso fazer uma varredura em todos os processos da empresa. Para agir de forma focada, defina objetivos mais urgentes, geralmente ligados aos processos centrais do negócio. Esses objetivos vão servir de referência sobre quais fluxos precisam ser mapeados primeiro.
Etapa 2. Estabeleça a entrega de cada processo
Cada atividade dentro da empresa deve ter uma finalidade, mas nem sempre ela está clara. Por isso, deve-se estabelecer em cada processo o que ele deve entregar no final da etapa e a quem ou qual área essa entrega deve servir. É o que se chama de “saída”.
Etapa 3. Entenda de onde ele vem
Processos são uma continuidade permanente, eles fazem parte de uma cadeia maior. Embora tenham início e fim, eles sempre surgem de algo que veio antes. Assim, é preciso estar claro em que pondo da cadeia ele está situado. Ou seja, o que o gerou ou o que precisa acontecer antes para que ele possa ser executado. É o que se chama de “entrada”.
Etapa 4. Defina os elementos de cada processo
É o que se chama de componentes do processo. Isso engloba identificar todos os recursos necessários para sua execução, como recursos materiais, eletrônicos, humanos, técnicos etc. Enfim, toda a infraestrutura que cada processo demanda para ser realizado com exatidão.
Etapa 5. Defina os fornecedores
Toda infraestrutura ou recursos dos quais dependem a execução do processo devem ter fornecedores. Eles precisam ser identificados e separados entre internos e externos. Basicamente, são as pessoas, áreas ou parceiros responsáveis por garantir o fornecimento dos recursos necessários.
Etapa 6. Estabeleça os limites
É preciso ter de forma muito clara os limites exatos de onde começa e onde termina cada processo. Conforme dito acima, um processo pode ser um elo na cadeia de um objetivo maior. Deve-se ter noção dos limites e ter a compreensão exata deste elo.
Etapa 6. Documente tudo
Tudo que foi identificado deve estar documentado e organizado em um fluxograma que permita visualizar todos os processos envolvidos e suas conexões. Assim há uma fonte segura de consulta tanto para futuras revisões, como também para a orientação de funcionários, sejam eles novos ou não.
Análise e gestão
Uma vez executadas todas essas etapas, é possível iniciar o processo de análise. A partir do que foi coletado, cria-se uma visão ampla de como cada processo é executado e como ele interfere em outros. Isso permite identificar falhas e melhorias aplicáveis.
É também neste momento em que se pode considerar se uma tarefa, ou até mesmo um processo inteiro é de fato necessário. Assim, é possível enxugar a empresa de trabalhos desnecessários, que apenas rendem desperdício de tempo.
Muitas vezes, ao dispor de informações completas e uma perspectiva distanciada do todo, torna-se evidente o que no dia a dia não se percebe. É nesse momento que se notam redundâncias, repetições, as causas de erros e retrabalhos e a causa da lentidão.
São essas e outras informações que serão a base de uma gestão de processos. O mapeamento de processos se coloca como uma etapa essencial que fornece dados para toda gestão estratégica da empresa. Uma vez realizado, ele servirá de guia para a tomada de decisões e de referência para avaliação dos resultados de mudanças que forem implementadas.
Como se pode ver, fazer o mapeamento de processos é uma forma de atuar efetivamente na melhoria do desempenho da empresa e de todas as suas áreas. Sua execução ajuda a encontrar pontos para a redução de custos, melhoria dos fluxos, redução no retrabalho e ganhos de eficiência e de competitividade. São resultados importantes para o sucesso de qualquer empresa e que mostram a relevância de fazer a gestão eficiente dos processos.
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