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Priorizar tarefas de baixo valor equivale a enxugar gelo com notas de $100,00 – Blog Gestão em Sintonia
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Priorizar tarefas de baixo valor equivale a enxugar gelo com notas de $100,00

“Nada é menos produtivo do que tornar mais eficiente o que não deveria ser feito por nenhum de nós”.

Começo com a frase de Peter Drucker, por que de fato acredito nela. Em nossas organizações, as vezes perdemos muito tempo e também dinheiro executando e tentando tornar mais eficiente o que talvez nem precisasse, ou melhor, nem devesse ser feito.

Na prática, tenho visto que muitas tarefas são executadas sem um propósito, sem um objetivo claro que de fato agregue algum valor ao negócio. Ou ainda, que esteja realmente alinhada aos anseios da organização. Isso é um erro. Não se deve jamais priorizar tarefas de baixo valor.

Quando o motivo, a justificativa pela execução de uma tarefa for: “eu sempre fiz assim”, ou “isso sempre foi feito”, CUIDADO! Isso pode ser um sinal de alerta para que ela talvez nem devesse existir. Desta forma, ser eficiente naquilo que não contribui com os objetivos do negócio, é na verdade um grande desperdício.

Muitas vezes, padronizamos e sistematizamos tarefas de baixo valor que não precisam e nem deveriam serem realizadas. E vamos além, criamos controles para verificar essa padronização. Isso não agrega valor e deveria deixar de ser feito.

Devemos ser eficientes sim, mas naquilo que é eficaz e que de fato traz o resultado que a organização busca. Devemos desapegar das tarefas de baixo valor que tomam tempo e burocratizam o negócio de maneira desnecessária. Isso acaba tirando o foco do que realmente é importante.

Como eliminar tarefas de baixo valor da minha empresa

Otimizar é preciso. Por isso é necessário eliminar as tarefas de baixo valor. O entendimento de maneira clara dos objetivos estratégicos do negócio é o primeiro passo. Depois é necessário o alinhamento dos processos de negócio a estes objetivos.

Assim, as atividades e tarefas desenvolvidas agregam valor e geram o resultado esperado pela organização. Confira agora dicas que irão ajudar a aumentar a sua produtividade e a de seus funcionários, de forma a diminuir as tarefas de baixo valor.

Dica 1. Resista à tirania do urgente

A urgência prejudica a produtividade. Inclusive, muitas empresas apenas trabalham em tarefas urgentes, ou seja, estão sempre apagando incêndios. E isso se torna uma bola de neve, pois a tendência é aumentar a carga de urgência.

E mais, sem planejamento, é possível que muito do trabalho realizado seja desnecessário. Porém, sem o tempo necessário para planejar os processos, fica quase impossível determinar o que de fato é relevante e o que é apenas sobra.

É preciso que seja desenvolvida a capacidade de distinguir tarefas urgentes e importantes. Tarefas urgentes são aquelas que devem ser tratadas imediatamente. Eles não necessariamente agregam valor ao seu trabalho. Já as tarefas importantes, apesar de serem muito necessárias, são aquelas que podem ser atendidas em um outro momento, sem a necessidade de parar alguém da equipe.

Reserve um tempo do dia para sanar as questões importantes, a fim de não interromper o trabalho nem a concentração da equipe. Você verá que as tarefas de baixo valor urgentes irão diminuir e a sua equipe cometerá menos erros, e você terá menos desperdício com retrabalho.

Dica 2. Largue o vício de consultar e-mails a todo momento

As pessoas, em média, chegam a checar seus e-mails 77 vezes ao dia. Elas também enviam e recebem mais de 122 mensagens por dia e gastam 28% ou mais de sua semana de trabalho gerenciando um influxo constante de e-mail.

Isso acaba gerando um efeito oposto ao esperado: você passa a ser reativo em vez de proativo. E isso também vale para seus funcionários. Ser diligente é uma coisa, agora ser escravo do e-mail é outra completamente diferente.

É preciso ter parcimônia ao checar e-mails, senão você e a sua equipe vão acabar estruturando seu dia de acordo com as necessidades dos outros e não a do projeto. Assuma o controle do seu tempo e se concentre no trabalho de alto valor para conseguir mais resultados.

Dica 3. Automatize o que você não pode eliminar

Tarefas de baixo valor são fáceis de automatizar. Se você se encontra fazendo uma tarefa repetitiva o tempo todo, todos os dias, encontre uma maneira de automatizá-la e use o tempo livre para outra coisa.

Além de ocupar tempo valioso de seus funcionários, esse tipo de atividade é desestimulante, maçante e altamente propensas a erros. Automatizar não apenas vai liberar o tempo da equipe para tarefas de alto valor como também vai eliminar a chance de erro humano.

E mais, dará muito mais agilidade. Algumas tarefas que demandam horas de trabalho de uma pessoa, podem ser executadas em segundos por um software.

Dica 4. Programe menos tempo para tarefas de baixo valor

Isso parece contra intuitivo, mas não é na prática. Quando o tempo de tarefas urgentes, porém desimportantes, é limitado, automaticamente você e seu time são forçados a realizar essas tarefas mais rapidamente. E isso renderá mais tempo para o trabalho de alto valor.

É claro, faça isso com cuidado para não sobrecarregar seu time e estabelecer metas impossíveis. A ideia aqui é justamente o contrário, quando estabelecemos limites, o time precisa saber que isso acontece por que ele deve usar o tempo dele em coisas mais importantes. Porém, se sobrecarregá-los, você apenas colherá uma equipe desgastada, insatisfeita e cheia de atrasos.

Dica 5. Aprenda a delegar: dividir para conquistar

É claro que sempre desejamos mais e mais atividades. E muitas vezes acabamos tomando para nós mais responsabilidades do que somos capazes de arcar. Nem todas as tarefas são desnecessárias, mas algumas podem ser facilmente cumpridas por outras pessoas.

Precisa preencher um relatório semanal de resultados que te consome muito tempo? Precisa aprovar o cadastro de compra de um novo cliente, mas perde muito tempo coletando os dados? Delegue. E melhor ainda, automatize se possível!

Dica 6. Termine seu relacionamento abusivo com o relógio

O relógio precisa ser seu amigo e companheiro de trabalho. Quando você passa a ser torturado e pressionado pelo tempo, há um grande problema. E talvez esteja na hora de repensar essa relação.

É o caso de empresas que operam sempre no nível de urgência. Quando somos pressionados pelo tempo, muitas vezes começamos a nos entregar a tarefas de baixo valor. E o que acontece? O trabalho importante deixa de ser realizado, e isso gera acúmulo de trabalho.

Seu tempo é para o seu trabalho. Proteja-o. Diga não com frequência. Não seja sugado em tarefas desimportantes que você não tem tempo para realizar.

A partir de hoje, dê uma olhada em todas as tarefas que precisa realizar. Examine suas atividades e pergunte-se: elas se alinham com o objetivo maior do que você está tentando alcançar em sua organização?

Escolha o que você acha que é mais essencial, limpe algum espaço e apenas trabalhe em seus objetivos mensuráveis e alcançáveis mais importantes. Priorizar e otimizar seu tempo durante o dia lhe dará mais tempo para se concentrar no que importa.

E, aconteça o que acontecer, evite as atividades que não agregam valor real ao seu negócio, visão ou objetivo de longo prazo.

E na sua empresa… as tarefas agregam valor ao negócio?

Estão alinhadas com os objetivos estratégicos?

Ou sem saber, você está enxugando gelo com notas de $ 100,00?

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