Saiba a verdade sobre os processos de negócio da sua empresa
Pode parecer estranho, mas é muito comum os gestores não conhecerem a verdade sobre os processos de negócio da empresa. Desde a visão mais alto nível até a operacional, não se enxerga claramente a realidade dos processos e sim a lógica de como eles são ou deveriam ser.
Aprendendo a enxergar a verdade sobre os processos de negócio
Normalmente quando vamos mapear ou documentar um processo, ao solicitar a documentação existente ou que o gestor descreva o processo, nos deparamos com o mesmo problema: tanto a documentação (quando existe) ou a descrição é baseado na LÓGICA do processo e não na vida real.
Ou seja, na lógica o processo é quase perfeito. Suas atividades fluindo e as tarefas operacionais ocorrendo sem problemas. Porém ao realizar um mapeamento com foco em diagnóstico da realidade operacional dos processos, é possível identificar e enxergar desconexões, gargalos, tarefas desnecessárias, desperdícios e outros problemas que na lógica não existem.
Ou seja, é o velho problema conhecido de expectativa versus vida real do dia a dia estão lá!
Não enxergar a realidade dos processos com certeza gera falta de eficiência e eficácia, custos desnecessários, desperdícios de recursos. Isso impactará nos resultados da empresa e também no cliente.
Imagina o seguinte exemplo: o número de reclamações de atraso na entrega de pedidos de uma empresa X aumentou nos últimos tempos e a gestão não entende o porquê. Isso pois o fluxograma dos processos operacionais e a visão que se tem dos mesmos apresenta que tudo está certo. Porém, ao realizar um diagnóstico baseado no mapeamento da REALIDADE identificou-se problemas como:
- Pedidos levam muito tempo a serem processados, pois depende de um analista verificar dados e não há prazos para isso.
- Há desconexões entre uma etapa e outra, muita parada no fluxo.
- Existe muitas tarefas de controle e sem valor agregado ao processo (preenchimento de planilhas, busca de dados, conferências e burocracias manuais).
Veja que, com o diagnóstico da realidade do processo, foi possível enxergar inúmeras possibilidades de melhorias. Estas irão impactar positivamente tanto para o resultado da organização como para o cliente final. E como fazer isso?
Analisando os processos de forma realista
Como vimos, há um abismo entre a teoria e a realidade dos processos de negócio. Por isso, os gestores devem tomar medidas para equilibrar o planejamento e a execução de tarefas. E a principal medida a ser tomada é a análise realista dos processos de negócio.
Em primeiro lugar, deve-se tomar a decisão de orientar a empresa por processos, utilizando métodos, práticas e ferramentas para o Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de uma disciplina de gestão com foco na melhoria contínua dos processos de negócio de uma empresa.
Em segundo lugar, não confunda a Análise de Processos com a Documentação dos mesmos. Documentar nada mais é do que colocar no papel a LÓGICA do processo, o seu fluxo de atividades em sequencia, com detalhes como responsáveis e etc. Na documentação não é espelhaodo o que realmente acontece na prática. Não quer dizer que documentar não é importante, com certeza sim, mas dentro do ciclo de Gerenciamento de Processos de Negócio não deve ser o objetivo principal.
Em terceiro lugar, faça a análise de processos com o objetivo de ter como resultado um diagnóstico da situação real do mesmo, identificando gargalos e gerando como resultado oportunidades de melhoria. Isso gera valor para a sua empresa.
Usando a automação para alavancar os seus processos e resultados
Empresas eficientes automatizam o seu fluxo de trabalho e assim conseguem aumentar a produtividade e reduzir custos. Com a automação, tarefas simples, rotineiras e mecânicas deixam de serem executadas por humanos, sendo realizadas de forma automática.
Hoje em dia, não há essencialmente nenhuma desvantagem na adoção de um software que automatize seus processos de negócio. Quanto mais automatizada a sua empresa estiver, mais seus funcionários poderão se concentrar no trabalho que é realmente importante. Veja outros benefícios que a automação proverá à sua empresa.
# 1: Aumentar o valor do trabalho: automatizar processos inúteis significa que seus funcionários não terão que lidar com eles. Eles poderão se concentrar no trabalho que cria mais valor (e ganha mais dinheiro ) para sua empresa.
# 2: Equipe feliz e satisfeita: qualquer pessoa sabe que tarefas repetitivas e mecânicas são desestimulantes, enfadonhas, sendo ruins para a motivação e a satisfação do trabalho.
Não importa como você olha para isso, ninguém vai gostar de fazer um trabalho repetitivo o dia todo. Se tais rotinas puderem ser automatizadas, tanto você quanto seus funcionários serão mais felizes, fazendo um trabalho mais significativo para todos.
# 3: Minimizando o erro humano: não importa quanta atenção aos detalhes seus funcionários tenham, eles ainda são humanos. Sempre há uma pequena chance de que alguém se esqueça de algo, um e-mail poderá passar despercebido, um erro de digitação poderá colocar valores errados em uma planilha…
E as consequências de um pequeno deslize podem ser catastróficas. Um software para a gestão e automatização dos processos irá ajudar o seu time a se manter atento e livre do erro.
Um bom software de automatização de processo transformará um trabalho tedioso e potencialmente passível de erro humano para uma execução ágil e sem risco de falhas.
Todos os processos repetitivos que estão apenas desperdiçando tempo em sua empresa – como transferir arquivos, gerar relatórios ou extrair dados de fontes não estruturadas – podem ser automatizados.
Ele beneficia as empresas de várias maneiras. Como vimos, o erro humano é praticamente eliminado quando as tarefas são automatizadas. Além disso, um processo automatizado pode economizar várias horas por dia, o que também reduz significativamente os custos.
E liberar os funcionários do seu trabalho manual significa que eles podem se concentrar em coisas mais importantes, como estratégia de alto nível e inovação.
Como vimos nesse artigo, os processos de negócio muitas vezes são vistos de forma errônea, fora da realidade. Eles precisam de constante análise a fim de melhorá-los, o que é sentido nos resultados da empresa.
Fazer a análise de diagnóstico dos processos de negócio, bem como implementar a automatização dos fluxos de trabalho geram grandes benefícios a todos os envolvidos. Dos funcionários aos clientes.
