Gerenciamento eficaz do tempo
Entre as queixas mais comuns de profissionais de todas as áreas está a falta de tempo para o grande volume de tarefas que precisam ser entregues. Muitos fatores contribuem para essa sensação de escassez de horas ou excesso de tarefas. A tecnologia, que nos mantêm conectados o dia inteiro, é um deles. Porém, o fator que talvez mais pese sobre isso seja a falta de gerenciamento eficaz do tempo.
Fazer uma gestão eficiente do tempo pode trazer resultados surpreendentes, da redução do estresse ao ganho expressivo de produtividade. Lidar com as tarefas diárias de forma planejada, organizada e inteligente tem o poder até de melhorar o clima no ambiente de trabalho. Entretanto, essa é uma mudança que envolve tanto o profissional, individualmente falando, como a empresa como um todo. Porque a fórmula ideal vai exigir uma combinação entre organização pessoal e gestão eficiente de processos.
Continue lendo este artigo e entenda melhor como extrair os melhores benefícios dessa combinação.
O gerenciamento eficaz do tempo
Não dar a devida atenção ao modo como administramos nosso tempo pode trazer efeitos muito negativos. Sem um planejamento e uma visão adequada para tarefas e prioridades, um profissional pode perder desempenho. Isso se traduz em atrasos, entregas com qualidade abaixo do esperado, elevados níveis de estresse, desmotivação, erros e retrabalhos. Isso é prejudicial para a pessoa e para a empresa.
A primeira atitude para sair de um redemoinho aparentemente interminável de coisas a serem feitas é focar na organização. As dicas a seguir são um bom começo. Confira!
1. Organize seu espaço
Saber onde encontrar algo quando for procurar é o mais básico da organização e da eficiência. Portanto, mantenha seu espaço de trabalho organizado. Se necessário, crie sua própria lógica de organização, mas que seja eficiente, evitando que você perca tempo sempre que for procurar um arquivo, uma informação ou mesmo descobrir qual é sua próxima tarefa do dia.
2. Visualize suas tarefas do dia
Crie uma lista com todas as coisas que você precisa fazer. Separe as que são diárias ou frequentes daquelas que são mais esporádicas. O primeiro efeito positivo disso é ter uma visão geral. Em seguida, organize-as na ordem que devem ser executadas. Há diversos métodos para estabelecer essa ordem, desde começar pelas mais simples e fáceis até por separá-las por classificações. Um dos métodos mais utilizados é o de classificar cada uma entre urgente e importante. Veja a seguir.
3. Organize as tarefas
Um método recomendado para uma organização eficiente dos afazeres é separá-los entre urgentes e importantes. Esse sistema foi desenvolvido pelo Dr. Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. Ele funciona a partir de uma matriz com quatro campos, dentro dos quais são colocadas as tarefas de acordo com sua classificação, que são:
- Tarefas importantes e urgentes;
- Tarefas importantes e não urgentes;
- Tarefas não importantes e urgentes;
- Tarefas não importantes e não urgentes.
Com essa classificação fica mais fácil definir prioridades e atacar o que for mais relevante para o momento.
4. Crie uma rotina
Ter uma rotina é um forma de automatizar a execução de determinados afazeres cotidianos. Isso evita que se perca tempo com distrações e que se esqueça de algo. Ter uma rotina é importante para que as execuções cotidianas fiquem sempre dentro do prazo e sob controle, evitando atrasos, acúmulos e retrabalhos.
5. Tenha foco: uma coisa de cada vez
Procure se manter focado em realizar uma tarefa de cada vez. Claro que nem sempre isso é possível, pois demandas inesperadas podem surgir. Mas, na medida do possível, evite alternar entre tarefas e fazer mais de uma ao mesmo tempo.
Gestão de processos
Se de um lado o gerenciamento eficaz do tempo demanda que cada colaborador tome a iniciativa de se organizar, de outro a empresa pode colher benefícios ainda maiores ao também atuar para que esse gerenciamento eficaz do tempo seja pleno. A melhor forma de fazer isso é investir em uma gestão inteligente de processos, pois isso também afeta positivamente a gestão do tempo, a eficiência e a produtividade.
Mesmo em um cenário ideal, no qual todos os colaboradores são extremamente organizados e eficientes na gestão do tempo, os benefícios para a organização podem não ser grandes se não houver coordenação, comunicação, integração e unidade.
Além disso, a própria dinâmica de otimizar os processos da empresa já funciona como uma ferramenta para que os colaboradores façam o gerenciamento eficaz do tempo. Veja alguns dos principais benefícios de se adotar a gestão de processos.
Otimização do tempo
Ao atuar de forma sistemática em processos, buscando aperfeiçoá-los e integrá-los, a empresa favorece o melhor gerenciamento para o colaborador. Isso porque são oferecidas ferramentas e metodologias de organização que focam em resultados a partir da eficiência da execução.
Integração
Por mais eficiente que um colaborador seja, os benefícios não serão bons o suficiente se isso não for integrado entre os colegas de área ou entre as diferentes áreas da empresa. A otimização de processos permite o planejamento de ações integradas, aperfeiçoando e fluidez do trabalho entre setores. Assim, a eficiência individual se transforma em eficiência coletiva.
Melhora na tomada de decisão
A partir de um bom mapeamento de processos e do entendimento de como cada parte funciona, fica mais simples e ágil tomar decisões. Isso porque a identificação de gargalos e as soluções para eles se apresentam mais facilmente, uma vez que se tem uma visão geral muito mais clara. Além disso, a informação gerada pela automação permite que se identifique rapidamente prioridades. Em todos aspectos, o ganho de eficiência por meio do gerenciamento eficaz do tempo representa uma importante vantagem competitiva.
Menos retrabalho, mais qualidade
Processos automatizados, sob o direcionamento da otimização de cada etapa e de cada ação, funcionam melhor e dentro de uma previsibilidade mais acurada. Isso representa uma queda em números de erros, queda na quantidade de retrabalho e, consequentemente, melhora na qualidade. Todos esses aspectos eliminam a perda de tempo com atrasos.
Eficiência máxima na gestão do tempo
Unir o gerenciamento eficaz do tempo na organização com a implantação de uma gestão focada em otimizar e automatizar processos é o caminho para alcançar a máxima eficiência no uso do tempo.
Os benefícios que isso traz afetam a organização em todos os níveis. Mais organizados e gerenciando melhor suas tarefas, os colaboradores se livram do estresse, produzem melhor e mais satisfeitos, sentem-se mais engajados, se tornam mais colaborativos. Isso gera ainda mais tempo para a criatividade e para o desenvolvimento da inovação.
Já a empresa ganha pela capacidade de integrar todos os processos, direcioná-los para seus objetivos estratégicos, aumenta sua produtividade e desenvolve vantagens competitivas importantes.
Investir no gerenciamento eficaz do tempo é uma ação que pode ser individual, mas também de toda a empresa. Falar nesse tema é, obrigatoriamente, falar em inteligência de processos. São dois lados da mesma moeda, cujo valor aumenta à medida que cada parte é melhor integrada à outra, trabalhando com o mesmo objetivo.
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