6 Passos simples para eliminar o retrabalho na sua empresa
As organizações são um conjunto de processos. Diversas tarefas são feitas de maneiras variadas por diferentes pessoas, sistemas ou máquinas, buscando sempre o melhor resultado. No entanto, nem sempre os processos são geridos e executados da maneira mais produtiva e eficiente, tomando assim mais tempo, esforço e dinheiro durante todo o seu fluxo.
Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas de todos os portes é a questão do retrabalho. Empresas que não possuem uma gestão de processos eficientes tende a ter uma alta taxa de erros humanos em suas atividades. E por consequência, uma grande demanda em retrabalho.
Lembra quando foi a última vez que você analisou a eficiência dos processos organizacionais na sua empresa? Como você faz para verificar se a sua equipe está engajada e comprometida com as melhores práticas na execução de suas atividades?
A reflexão sobre essas perguntas, pode ser uma excelente maneira de aumentar a produtividade, otimizar o tempo, controlar e economizar recursos em seu negócio.
Leia o nosso artigo e entenda as principais causas do retrabalho. Em seguida, veja abaixo 6 passos para evitar retrabalho, perda de tempo e de dinheiro no dia-a-dia da sua empresa.
Principais causas do retrabalho nas empresas
Pode-se dizer que o retrabalho é o resultado de não ter uma gestão de processos eficiente. Embora você possa aceitar algum retrabalho como inevitável em seu projeto, isso não significa que o gestor e a equipe não devem se esforçar para eliminá-lo. Você e seu time devem sempre se esforçar para eliminar defeitos e retrabalhos, melhorando continuamente seus processos.
Se houver um retrabalho, concentre-se em encontrar a causa no início do ciclo de vida de seu processo. Lembre-se de que os erros na análise se propagarão em erros de projeto e erros nos resultados finais. Se você não encontrar os erros, pode ser necessário revisar todo o ciclo de vida, incluindo as fases anteriores de análise, projeto e construção.
Por outro lado, há poucas hipóteses de propagação de erros de requisitos se você tiver um processo rigoroso para validar que seus produtos e ou/ serviços estão completos e corretos antes de se mudar para as fases subsequentes do projeto.
Você pode rastrear o retrabalho para determinar quanto do tempo do seu projeto é gasto “debugando” ou trabalhando nos mesmos problemas duas vezes. Por exemplo, no processo de testes de um software, você pode acompanhar o número de erros e o esforço associado à resolução dos erros.
Como dito, o retrabalho tem origem, na maioria das vezes em falhas nos processos de negócio. Uma das responsabilidades de um gestor de projetos é implementar um processo qualificado que procure minimizar e até eliminar o retrabalho.
Passos para evitar o retrabalho em sua organização
Existem muitas maneiras de evitar e eliminar o retrabalho em sua organização. E alguns passos simples podem diminuir os custos e a perda de dinheiro que o retrabalho causa. Além disso, irá aumentar a confiabilidade e qualidade dos entregáveis. Confira!
>>>Leia também: Priorizar tarefas de baixo valor equivale a enxugar gelo com notas de $100,00.
Passo 1. Entenda os processos da sua organização, do início ao fim
Parece óbvio, mas já percebemos que muitas organizações pecam justamente no óbvio. Na prática, os procedimentos de trabalho e processos em muitas organizações geralmente está na “cabeça” das pessoas.
Isso é um problema muito comum às organizações! Cada um entende de um jeito o porquê, como, quando e para quem realizar suas atividades. Além disso, caso o funcionário deseje sair da empresa, perde-se todo esse conhecimento de trabalho, gerando grande desperdício de tempo em treinar novas pessoas. É muito importante que os processos organizacionais sejam conhecidos do início ao fim, de onde vem, para onde vai e como devem ser executados.
Passo 2. Tenha os processos mapeados, descritos, documentados
Nas organizações, um dos motivos do retrabalho é a informalidade, falta de padronização e clareza acerca das tarefas. A cultura de “cada um faz de um jeito e a cada dia de maneira diferente” faz com que se execute mais de uma vez a mesma coisa (a mesma pessoa ou pessoa diferente fazendo o que já foi feito).
Como já dito no passo 1, esse é um dos maiores problemas das organizações atualmente, a falta de clareza e padronização em seus processos. Assim como é importante conhecer os processos de início ao fim, é também necessário que eles estejam mapeados, formalizados e documentados.
Quando todas as pessoas seguirem os processos padronizados, eles se tornam escaláveis. Também será muito mais fácil treinar novos colaboradores nos procedimentos padrões da empresa.
Além disso, é muito mais fácil rastrear falhas em processos padronizados. Isso agiliza e otimiza o processo e evita perda de dinheiro e tempo para a organização. Caso a sua empresa encontre-se na situação descrita acima, é urgente realizar um mapeamento e uma gestão de processos.
Passo 3 – Defina responsáveis por cada tarefa e atividade
Sabe aquela expressão “cachorro que tem dois donos morre de sede”. Pois é, tarefa que não tem dono é feita mais de uma vez, por mais de uma pessoa. Ou pior ainda, quando um acha que a responsabilidade é do outro e ninguém faz…
Por isso é importante que todas as tarefas e responsabilidades estejam estabelecidas. Muitas vezes, a origem do retrabalho está na falta de definição de quem é o “dono da tarefa”. E isso pode acarretar em membros do time sobrecarregados, melhor planejamento do tempo e controle de prazos, maior rastreabilidade dos projetos e também melhor aproveitamento das habilidades de cada pessoa.
Passo 4. Automatize os processos manuais
A automação de processos é uma grande aliada na eliminação do retrabalho e também no ganho de tempo da equipe. Imagine que seus funcionários perdem muito tempo preenchendo planilhas, coletando e cruzando dados ou quaisquer rotinas manuais e mecânicas. Esse tipo de esforço repetitivo e de baixo valor pode aumentar as chances de falhas humanas.
Mas eles são facilmente automatizáveis. Com isso, essas tarefas saem do escopo de seus funcionários e passam a ser executados automaticamente, sem nenhum tipo de intervenção humana. Além de minimizar erros humanos e potencial retrabalho, a empresa ganha muito em produtividade.
Seus colaboradores param de fazer atividades repetitivas e mecânicas e passam a se concentrar naquilo que realmente gera valor para a organização. O uso de sistemas para a execução de procedimentos cotidianos melhora a gestão interna, evita retrabalhos e garante a conformidade no processo.
Passo 5. Defina um dono para cada processo
É importante que alguém acompanhe a execução das tarefas e se certifique que elas sejam desempenhadas conforme foram definidas. Essa pessoa será responsável pelo desenvolvimento de cada tarefa. Também será o ponto focal de tira-dúvidas da equipe. Dar a responsabilidade pelo bom funcionamento do processo a uma pessoa ajuda a tornar os processos mais eficientes.
Passo 6. Identifique e otimize processos ineficientes
Mapear, planejar, implementar e documentar os processos é o primeiro passo no caminho de sua empresa encontrar a máxima eficiência. Porém o trabalho não encerra aí. Durante a execução dos processos, será possível verificar falhas e gargalos nele, bem como procedimentos já ultrapassados que atrasam o ritmo de trabalho e desempenho da equipe.
Uma boa gestão de processos prescinde de análise e melhoria contínuas. Isso por que novas tecnologias estão em constante desenvolvimento, e necessidades surgem a todo momento no mercado, para qualquer segmento. Até mesmo os “processos perfeitos” precisam passar por revisão regular, a fim de garantir o bom funcionamento deles e/ou proceder com melhorias e inovação.
Acompanhar e buscar a otimização dos processos em qualquer organização tem que ser um hábito. Trabalhar de maneira organizada, evitando retrabalho, enxergando e eliminando desperdícios de tempo e dinheiro seguramente fará com que os resultados sejam melhores e que sua empresa alcance mais sucesso. Diga não ao retrabalho: abra sua mente e as portas da sua empresa para uma gestão de processos eficiente.
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Por Equipe Optimize.
