10 grandes motivos para implementar a gestão de processos
A Gestão de Processos de Negócios é uma estratégia de gestão que visa orientar a empresa para a melhoria contínua de seus processos organizacionais para atender melhor o cliente final e otimizar os resultados da empresa (veja 10 CITAÇÕES RELEVANTES SOBRE GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS).
Mas os benefícios não param por aí. Uma empresa que adota uma gestão de processos eficiente tem muito a ganhar. Por isso preparamos essa lista, a fim de que você conheça as principais vantagens e se sinta motivado a implementá-la em sua organização. Confira.
Colocar em prática a estratégia
Depois de definida a estratégia da empresa, com visão, missão, objetivos e metas, a aplicação prática necessariamente passa pelos processos de negócios da empresa, até aos níveis mais operacionais. Aliás, o ideal é definir as estratégias conhecendo a fundo os processos da organização, justamente para identificar as possibilidades do que é necessário e possível fazer.
Por exemplo, como é possível definir objetivos e metas de redução de custos sem antes saber onde estão os gargalos e o quanto é possível realizar? Assim como um objetivo de diferenciação no mercado com atendimento mais ágil ao cliente, necessariamente passará por uma análise, mapeamento e melhoria dos processos de vendas, suporte, logística, produção do produto ou serviço etc.
Garantir a melhoria contínua do desempenho e resultado da empresa
Os resultados da empresa passam necessariamente pelos seus processos de negócios. Processos ineficientes impactam diretamente e de forma negativa na lucratividade, gerando problemas de qualidade, riscos, custos que poderiam ser evitados e falta de produtividade.
Por meio da Gestão de Processos, podemos monitorar o desempenho e enxergar os gargalos resolvendo-os antes que eles gerem perdas maiores para a organização. É nesse momento que a automação dos processos tem um papel fundamental para a continuidade de eficiência da empresa.
É com a automação do processo que garantimos que os processos sigam o fluxo de atividades determinada, as regras de negócios e prazos estabelecidos como metas de eficiência. Ela também possibilita fornecer as medições através de indicadores para tomadas de decisão.
Atender cada vez melhor o cliente
Claro que a empresa é grande beneficiada internamente com a Gestão de Processos, mas o cliente ganha também. Processos otimizados, gerenciados, padronizados, mais ágeis, monitorados e em constante melhoria, faz com que a empresa seja vista pelo cliente como eficiente e com valor agregado aos seus produtos e serviços. Consequentemente significa faturamento e participação de mercado, e claro maiores resultados.
>>>Leia também: QUEM PERCEBE PRIMEIRO QUANDO UMA ORGANIZAÇÃO TEM PROBLEMAS EM SEUS PROCESSOS DE NEGÓCIOS?
Maior agilidade e flexibilidade às mudanças
As organizações são constantemente confrontadas com a necessidade de mudança. Elas podem ser necessárias como resultado de novos regulamentos, demandas do mercado ou o surgimento de novas formas de trabalhar e tecnologias.
Uma das principais características da gestão de processos é que ela facilita o desenho de processos flexíveis. Com ela, sua organização obtém a flexibilidade de fazer mudanças nos processos com custos mínimos. Eles podem ser facilmente customizados para atender aos requisitos da sua organização.
A gestão de processos propicia aumento de produtividade
A gestão de processos que automatiza muitas tarefas repetitivas e de baixo valor. As melhorias do processo, como remoção de gargalos, introdução de processamento paralelo e eliminação de etapas redundantes podem ser facilmente alcançadas.
Essa melhoria permitirá que os funcionários passem mais tempo em outras atividades de maior valor, principalmente por terem sido liberados das tarefas repetitivas. Isso resulta em aumento da produtividade e redução do retrabalho.
Maior eficiência e riscos menores
A visibilidade que a gestão de processos de negócios permite identificar rapidamente as falhas. Isso possibilita às organizações a oportunidade a trabalhar de forma mais eficiente, sendo capazes de poupar tempo e recursos. Também resulta na criação de processos melhorados, executados e monitorados que podem ajudar a reduzir o retrabalho.
Conformidade e transparência
As organizações precisam estar em conformidade com as normas regulatórias de seu segmento de mercado. A gestão de processos garante que as empresas possam implementar requisitos regulatórios rapidamente, evitando assim atrasos na conformidade e quaisquer multas associadas. Quando você a adota, a conformidade passa a fazer parte do ciclo de vida do processo. Isso também implica que os processos organizacionais se tornarão transparentes e visíveis para os funcionários.
Aumenta a satisfação dos funcionários
A gestão de processos elimina muita burocracia nas organizações e permite que os funcionários se concentrem 100% em seu trabalho. E quando a empresa adota processos automatizados, o trabalho repetitivo é eliminado e o acesso a informação é facilitado. Isso, por sua vez, aumenta a produtividade e resulta em uma equipe mais feliz.
Foco no cliente
Com processos mais enxutos e maior produtividade, os colaboradores podem se concentrar melhor no cliente. Haverá uma maior capacidade de responder mais rapidamente às propostas, criar soluções mais ágeis e personalizadas.
Consistência, repetibilidade e transferibilidade
Com a gestão de processos, cada tarefa é executada da maneira como foi planejada e projetada. Os problemas idênticos são abordados da mesma maneira e não há necessidade de reinventar a roda, mesmo que as funções mudem. Situações e respostas excepcionais também podem ser claramente definidas para garantir que elas sejam tratadas adequadamente.
Gestão de processos é sinônimo de empresa sustentável
Os processos de negócios são continuamente melhorados para se adaptar às mudanças das condições organizacionais para que possam fornecer os resultados esperados. Esta adaptação pode ser alcançada com a gestão de processos, mantendo o controle ou supervisão gerencial.
Medição eficaz e rápida
Todos os processos podem ser medidos de ponta a ponta e comparados aos resultados esperados. Isso ajuda a gerenciar pessoas e processos. A gestão de processos, quando implementada juntamente com a automação, fornece relatórios e ferramentas analíticas para tomar decisões melhores e mais ágeis. Também é possível agilizar processos e quantificar como eles estão ajudando sua organização a otimizar seus fluxos de trabalho.
Possibilita a integração tecnológica
A gestão de processos supera o hiato da comunicação entre a equipe e os ativos de TI, graças à possibilidade de maior integração dos aparatos tecnológicos. O foco não está em “aplicativos”, mas em “processos”, juntamente com os aplicativos que os suportam.
Como vimos adotar a gestão de processos é uma decisão estratégica da empresa de fundamental importância para os resultados. Sem conhecer os processos em seus diversos níveis fica mais difícil conceber estratégias assertivas e implementá-las na prática no dia a dia da empresa. São os processos que operacionalizam o pensamento estratégico em uma organização. Pensemos nisso!
