Conheça as 6 fases do ciclo de vida do BPM
O gerenciamento de processos é uma tarefa indispensável para o sucesso de uma gestão estratégica. Por meio dele é possível obter resultados melhores, reduzir custos, melhorar a produtividade, eliminar desperdícios, evitar retrabalho e atingir desempenho superior. Isso faz com que a otimização dos processos de uma organização seja uma meta permanente. Atingi-la, porém, depende de utilizar as ferramentas certas. Por isso, é tão importante que se conheça o ciclo de vida do BPM.
BPM é a sigla de Business Process Management, que pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos do Negócio. Esta ferramenta conta com uma estrutura cíclica que é composta por seis fases. Compreender como ela funciona e o que engloba cada uma de suas fases é a base para aplicar suas funcionalidades e obter ganhos de performance na gestão de processos.
Neste artigo, vamos explicar o que é o BPM, qual sua importância na otimização de processos e quais são suas fases. Continue lendo e conheça mais detalhes dessa ferramenta.
O que é BPM?
Podemos dizer que o Business Process Management é uma metodologia que utiliza diversos recursos para identificar, analisar, medir, aperfeiçoar e automatizar processos dentro de uma organização. Ela faz parte de um conjunto de ferramentas que devem atuar em sintonia na implementação de um planejamento estratégico de resultados.
Toda empresa é composta por centenas de processos, que são qualquer atividade executada por pessoas, maquinário ou sistema digital com uma finalidade específica para o funcionamento do negócio. Eles podes ser isolados ou – o que é mais comum – fazer parte de um sistema maior de processos que se relacionam entre si. De forma independente, eles têm um tempo de duração, uma série de etapas a serem cumpridas e um objetivo final esperado. Quanto melhor forem os processos de uma organização, mais eficiente ela será.
O que o BPM faz é mapear todos esses processos, alinhá-los a uma gestão estratégica, modelá-los para que sejam mais eficientes e automatizá-los para que sejam mais eficazes e dinâmicos. Esta é uma técnica que envolve diversos desafios e demanda organização, conhecimento e experiência na sua execução.
O ciclo de vida do BPM
O BPM é uma abordagem flexível. Por isso, pode se adaptar à qualquer empresa, de qualquer segmento e porte. Assim, dependendo da maturidade do negócio onde será aplicado, alguns aspectos podem variar. Porém, basicamente, o ciclo de vida do BPM Business Process Management é composto de seis fases. Vamos conhecer em profundidade cada uma delas.
1. Planejamento e Alinhamento Estratégico
Neste primeiro momento é realizada uma ampla identificação dos processos da empresa. Isso demanda conhecer toda a documentação, entender como eles se relacionam entre si, como foram desenvolvidos e a que propósito servem.
Também é onde se verifica e assegura que todos estejam perfeitamente alinhados com o planejamento estratégico da organização e se estão a serviço de uma proposta de valor definida.
Resumindo, é o momento de obter uma visão macro de como está estruturado o conjunto de processos, identificando quais são primários, de gestão ou de apoio. Um trabalho que serve como preparação para a próxima etapa.
2. Análise de Processos
Primeiro, um levantamento geral completo. Depois, uma análise detalhada. É assim que esta fase do ciclo do BPM vai buscar compreender em detalhes cada processo da organização e o modo como eles estão sendo executados.
Esta análise vai proporcionar um conhecimento mais aprofundado de como as coisas acontecem, de como as entregas são realizadas, por quais gargalos elas passam e quais desafios têm de superar. Tudo sempre relacionando as tarefas umas com as outras. E também sempre a partir da perspectiva das metas e dos objetivos macros da organização.
Alguns pontos que serão avaliados são:
- Estratégia, metas e indicadores;
- Contexto dos processos dentro do perfil do negócio;
- Funcionalidade e resultados de cada um;
- Entradas e saídas, incluindo fornecedores e clientes;
- Transição de processos entre equipes, áreas e departamentos;
- Mensuração dos recursos e de como estão sendo aplicados;
3. Desenho de Processos
Por mais que se saiba intuitivamente como um processo é feito, a melhor forma de identificar pontos de melhorias é por meio de uma visualização do todo. Ou seja, é preciso desenhá-lo.
Nesta etapa, os processos são esquematizados em uma documentação específica. Isso permite uma visualização ampla de cada etapa, com o início, o meio e o fim de seu andamento. Esta modelagem permite não apenas entender de forma mais clara como as coisas acontecem, mas também enxergar onde ocorrem falhas e onde podem ser melhoradas.
Somente assim será possível redesenhá-lo para que se torne mais eficiente, menos custoso e tantas outras melhorias que definem a palavra otimização. Isso inclui eliminar redundâncias, enxugar etapas, reduzir o tempo de execução e gerar maior produtividade.
Assim, o desenho é a forma mais eficiente de reorganizar cada processo de modo a torná-lo melhor e mais objetivo.
4. Implantação dos Processos
Até o momento, todas as etapas anteriores do ciclo de vida do BPM se referem a um elaborado trabalho de análise e planejamento. Agora, chegou o momento de colocar tudo em prática.
Na implementação, serão testadas todas mudanças propostas. Para isso, deve ser realizado um trabalho de treinamento e de comunicação com as pessoas envolvidas. É essencial que todos entendam o que muda e porque está mudando, pois só assim serão engajadas e isso é essencial para o sucesso de uma implementação.
Essa etapa vai demandar a participação de diversos níveis gerenciais, pois será como um processo de reeducação para a execução de algumas tarefas.
5. Monitoramento dos Processos
Por meio de métricas estabelecidas no planejamento da gestão de processos, esta etapa do ciclo de vida do BPM passa a acompanhar o andamento e a evolução de tudo que foi implantado.
É onde se avalia se o que foi planejado está sendo executado corretamente e se os resultados esperados estão sendo alcançados. Diversos indicadores de desempenho devem ser aplicados nesta fase, de modo que monitorem aspectos como:
- Tempo de conclusão de cada processo;
- Custos despendidos;
- Resultados gerados por cada um deles;
- Qualidade da execução (se houve atrasos, retrabalhos e se a entrega foi satisfatória).
Com esse monitoramento, serão identificados eventuais falhas e ajustes necessários. O que nos leva para a última fase do ciclo de vida do BPM.
6. Refinamento de Processos
A melhoria de processos é, por si só, um processo contínuo. Assim, tudo que foi identificado como pontos a serem melhorados durante o monitoramento precisará ser reavaliado, redesenhado e novamente implementando.
Esse é um trabalho de refinamento que deve ser permanente, pois a evolução dos negócios – seu crescimento, desenvolvimento e expansão – vão sempre demandar novos processos como suporte.
Com esta última etapa, é fechado – e também reiniciado – o ciclo de vida do BPM. Como se pode perceber, por trás de sua técnica e de seu conceito está a busca contínua do melhor desempenho e de uma performance focada em resultados. Esse é o princípio elementar da otimização dos processos, que é a consequência de uma boa gestão estratégica da qual toda empresa pode (e deve) se beneficiar.
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