Automatização de tarefas para a alta performance empresarial
Um dos pilares fundamentais para impulsionar a performance de um negócio é fazer uma gestão de processos eficiente. Isso implica em otimizar, monitorar e controlar todos os processos que fazem parte do dia a dia da empresa, obtendo a máxima produtividade com o mínimo de recursos possíveis. Este é um fator básico para quem busca melhorar a competitividade. E uma parte essencial disso está na automatização de tarefas como forma de impulsionar o desempenho.
Como sabemos, uma organização é feita de pessoas e processos. As mais bem-sucedidas são aquelas que se mostram capazes de alinhar esses dois elementos com os objetivos estratégicos, alcançando o máximo de sintonia entre eles. Para a execução de cada processo é necessária a alocação de diversos recursos, sejam eles humanos, financeiros ou materiais, e isso gera custos, além de outras demandas.
Porém, em todo negócio existem tarefas que hoje, graças à tecnologia, podem ser automatizadas, gerando economia e ganho de performance. Continue lendo este artigo e descubra mais sobre como obter esses ganhos.
O que é automatização de tarefas?
De modo simplificado, podemos dizer que a automatização de tarefas faz parte da metodologia de Gestão de Processos de Negócios. Na prática, ela acontece quando são identificadas tarefas e rotinas que poderiam ser executadas com igual ou maior eficiência, sem a necessidade de intervenção de uma pessoa. Ou seja, de forma automática.
Para isso, existem hoje dezenas de recursos tecnológicos, desde os robôs utilizados em grandes indústrias, até aplicativos, softwares e interfaces acessíveis a empresas de qualquer porte.
Quais tarefas devem ser automatizadas?
É claro que nem todos os processos de uma organização podem ser realizados de forma digital e automática. Definir quais podem e devem passar para o regime de automatização exige um planejamento.
Assim, a melhor e mais eficiente maneira de identificar o que pode ser automatizados é por meio de um bom mapeamento de processos. Mas esse é um passo que será explicado mais adiante.
Por que fazer a automatização de tarefas?
Há muitos motivos que tornam a automatização de tarefas um caminho quase obrigatório para empresas que buscam a alta performance. A seguir, alguns exemplos.
Mais competitividade
Este é talvez o motivo mais importante, porque é uma questão estratégica. A automatização de tarefas é uma etapa essencial de uma série de fatores que buscam melhorar a competitividade de uma empresa. É impossível uma organização com processos ineficientes conseguir se destacar no mercado e se mostrar competitiva. É preciso fazer mais e melhor e a automatização de tarefas ajuda nisso.
Maior produtividade
Otimizar processos é torná-los mais eficientes e a automatização de tarefas é um dos principais caminhos para isso. Ela melhora a assertividade, evita o retrabalho, elimina redundâncias e aumenta a produtividade. Tudo isso gera agilidade no andamento de todas as tarefas, aperfeiçoando a produção em diversas frentes.
Redução de custos
A redução de custos é o perfil mais destacado de um processo de automatização. Ao usar a tecnologia como ferramenta do dia a dia, é possível enxugar recursos ou alocá-los de forma mais inteligente e estratégica.
Mais controle
As ferramentas digitais utilizadas na automatização de tarefas podem incluir uma série de relatórios que permitem um constante monitoramento. Elas trazem indicadores de desempenho diversos que, quando integrados, ajudam a identificar gargalos, planejar melhorias e atuar rapidamente em qualquer problema. Tudo isso reflete em mais controle sobre o negócio, com geração de conhecimento estratégico, tomada de decisões assertivas e gestão mais eficiente.
Como fazer uma automatização de tarefas?
O primeiro passo para iniciar um processo de automatização é realizar um detalhado mapeamento de todos os processos da empresa. Esse mapeamento vai produzir uma visão global de todas as tarefas executadas, identificando aquelas que podem ser automatizadas.
Existem três critérios básicos que devem ser levados em conta na hora de pensar em automatização de tarefas. Eles se apresentam na forma de três perguntas:
- A tarefa é repetitiva?
- Existem regras claras para sua execução?
- Quanto de valor ela agrega ao produto final?
A resposta a essas perguntas ajudam a definir o perfil da tarefa. Elas funcionam como uma primeira análise sobre a quão ela pode ou não ser automatizada. Vamos entender melhor cada uma delas.
Tarefas repetitivas
São aquelas que, normalmente, as pessoas executam quase que no piloto automático. Compilação de dados, preenchimento de certos tipos de planilhas, emissão de documentos como notas fiscais, baixas em estoque, são alguns exemplos.
Muitas vezes, colocar pessoas para realizar esse tipo de tarefa acaba sendo um grande desperdício de potencial humano. Essa pessoa poderia estar utilizando sua mão de obra em alguma outra ação muito mais estratégica para a empresa.
Assim, por serem repetitivos e relativamente simples, muitos desses processos podem ser totalmente automatizados. E ainda com a vantagem de, com isso, permitirem a geração de relatórios com informações importantes para a gestão do negócio.
Regras claras para a execução
Esse é um critério técnico. É preciso avaliar se a execução de determinada tarefa possui regras claras para que possa ser programada e automatizada.
Tarefas que exigem tomadas de decisões subjetivas nem sempre podem passar por esse processo. Mesmo assim, esse critério deve ser avaliado somente a partir de uma compreensão profunda do quão avançadas as soluções de automatização de tarefas estão atualmente.
Hoje, as tecnologias digitais podem realizar múltiplas opções para uma mesma ação, dependendo das informações que recebe. É possível se surpreender com o grau de precisão e assertividade que possuem. Por isso, analisar esse critério de regras claras demanda um olhar conhecedor do alcance e potencialidade de cada ferramenta de automatização.
Agregar valor
Por fim, esse é um critério bastante específico. Ao longo de uma jornada produtiva, muitas ações são realizadas para a entrega final de um produto ou serviço. Cada uma delas tem um papel na geração de valor que será enxergada pelo cliente da empresa. Entretanto, o peso de cada uma dessas ações é diferente: há tarefas mais relevantes para o resultado final do que outras, especialmente no critério de geração de valor.
Aqui estamos falando de detalhes como qualidade, atendimento, relacionamento e outros fatores que afetam diretamente a percepção de valor de um cliente em relação a um produto ou empresa.
Assim, é preciso avaliar com cuidado cada tarefa do processo, pois aquelas em que o fator humano é essencial para a geração de valor não devem, em princípio, serem automatizadas. Isso, entretanto, depende de muitos fatores e também exige um olhar especializado e analítico para ser avaliado.
Plataforma Sintonia
Destaque como solução digital completa para gestão estratégia e de processos, a Plataforma Sintonia oferece uma série de recursos que podem melhorar a performance do seu negócio, inclusive a automatização de tarefas. Ela inclui mapeamento de processos, desenvolvimento de planejamento estratégico, metodologias de análise, indicadores de desempenho, entre outros, disponíveis em vários módulos.
Entender o potencial que a automatização de tarefas tem sobre a atuação de um negócio passa por uma visão global dos processos. Principalmente do papel de cada um deles nos resultados finais da organização. Para isso, é essencial contar com as melhores ferramentas digitais disponíveis no mercado. Quando aplicadas as soluções ideais, em sintonia com os propósitos e a estratégia da empresa, gera-se resultados sólidos para a alta performance e a alta competitividade.
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