Aprenda a fazer a automação de processos do seu negócio
Falando um pouco em tecnologia, as empresas normalmente já utilizam softwares de ERP (Sistema de Gestão empresarial integrado). Ele basicamente tem como função ser um repositório central dos dados da organização. Também automatiza algumas funções bem específicas como controle financeiro, estoque, contabilidade, fiscal, recursos humanos etc.
O ERP é uma ferramenta que toda a empresa deve possuir. No entanto, é um software mais inflexível em que a organização adquire, personaliza, implanta. E para poder ter flexibilidade em adaptá-lo a alguns processos internos acaba sendo oneroso em tempo e custo. Para otimizar o ERP, obtendo flexibilidade e agilidade gestão em processos e integração entre as áreas e pessoas, a tecnologia de BPMS (Sistema de Gestão de Processos de Negócios) é o melhor caminho.
Comparando as soluções ERP e BPMS
Ambas as soluções são muito importantes para qualquer empresa que deseja se manter competitiva. No entanto, elas possuem funções e objetivos diferentes, sendo inclusive complementares. Fazendo um comparativo a mais podemos resumir que o ERP tem como principal objetivo gerenciar dados enquanto o BPMS executar e monitorar fluxos de trabalho e tarefas entre sistema e pessoas.
Em um cenário exemplar para a automação de processos de negócio, o ideal é ter um bom ERP e também um BPMS integrados. Isso permitiria otimizar a operação da empresa e flexibilizar a gestão. Um não substitui o outro, ambos podem e devem andar de “mãos dadas”.
Por exemplo, imagine um processo de cobrança em que os dados de contas a receber são gerenciados no ERP. O BPMS tem a função de monitorar e iniciar uma instância do processo automaticamente quando o título fica devedor mais do que X dias. Em seguida, as tarefas de contato e cobrança são distribuídas entre as pessoas pelo BPMS.
Dicas para implementar a automação de processos
Desde tarefas simples até mesmo os processos mais complexos podem ser incluídos na automação de processos. Assim você não apenas poupará tempo e será mais eficiente, como também pode obter consistência e obter previsões de negócio melhores.
A Optmize possui muita expertise na gestão e automação de processos.Por isso, confira algumas de nossas dicas boas práticas de como implementá-la. Confira.
Dica 1. Implante a cultura da gestão por processos antes das ferramentas
Ferramentas são essenciais para tornar a empresa mais eficiente. No entanto, ela primeiramente dominar seus processos. Isso significa que a gestão de processos e o planejamento devem vir antes da automação de processos.
Isso é feito por meio do mapeamento, análise e (re)desenho/modelagem dos processos. Como automatizar algo que ainda não possui regras e fluxos formalizados?
Dica 2. Escolha um bom BPMS (considerando que já exista um ERP).
O software a ser escolhido deve ser robusto e flexível a fim de suportar todas as operações da empresa. Como funcionalidades básicas, é imprescindível que possua:
- desenho e execução dos fluxos e tarefas;
- criação de formulários eletrônicos;
- elaboração de relatórios;
- geração de indicadores para monitoramento do desempenho.
Além disso, é importante que ofereça recursos que proporcionem flexibilidade aos processos modelados e automatizados, tais como:
- diversas possibilidades de iniciar o processo (manual, automático, baseado em integrações etc.);
- integrações com ERP e outros sistemas através de conexão à banco de dados e webservices;
- permitir a inserção de código de programação dando liberdade total ao analista que vai automatizar o processo. Ouvi uma vez que “para se ter flexibilidade não pode ter medo de código” e essa é uma grande verdade.
Dica 3. Defina prioridades e escolha os processos mais adequados para automação
Uma das maiores dificuldades nos projetos de automação de processos é a escolha dos primeiros fluxos a serem montados. Comece com algo relativamente simples, mas que seja usado regularmente como, por exemplo, a criação de um relatório de despesas mensais para sua equipe.
Este é um processo que, feito de forma manual, é comum que os membros do time enviem toneladas de planilhas por e-mail e o gestor deve coletar e consolidar os dados manualmente. Com a automação de processos, estes dados passam a ser coletados e consolidados automaticamente.
Seja qual for o processo inicial a selecionado, é importante que ele tenha seu desenho, regras e indicadores de desempenho revisados e muito bem definidos. Insisto nesse item, pois é um ponto comum de dificuldades em projetos de gestão de processos.
Dica 4. Simular e homologar
Após criar o processo no BPMS é hora de realizar os testes. A aprovação deve ter por objetivo aprovar os formulários, regras, forma de execução e integrações com demais sistemas. Já a homologação é um período de testar a execução do processo no dia a dia. Deve ser feito o acompanhamento de perto, a fim de identificar as melhorias necessárias e se o resultado é o esperado é atingido.
Dica 5 Defina metas específicas para medir o sucesso
Não faça como a maioria das empresas, que implementa a automação de processos e “contempla resultados”. Suas metas e objetivos devem ser claras e bem definidas para que você possa medir o sucesso, o que deu certo e o que pode ser melhorado.
Dica 6. Envolva todos no processo
A automação de processos é uma mudança profunda a ser realizada na organização. E isso pode acabar gerando resistência ativa e passiva dos funcionários. A fim de encorajar o envolvimento pleno das partes interessadas na adoção e evangelização da nova plataforma, mantenha envolva todos os interessados na implantação desde o início.
Realize uma sessão de brainstorming para entender os pontos de dor para que todos se sintam e sejam importantes na organização. Todos ganham com essa dinâmica, os funcionários são ouvidos, aprendem que a automação de processos irá ajudá-los em sua rotina, e a gerência obtém processos melhores e mais engajados.
Dica 7. Trabalhe pela melhoria contínua
A automação não é um processo único, mas contínuo. Sem monitoramento perene dos resultados que a automação traz para sua organização, é impossível melhorar a eficiência dele. É responsabilidade do proprietário do gestor avaliar de forma persistente o desempenho da automação do processo e fazer emendas contínuas para tirar o melhor proveito dela.
Novamente retornamos ao tópico de metas claras e objetivas. Se você as definiu conforme recomendamos da dica 5, o trabalho de melhoria contínua é facilitado. A abordagem Monitorar e Otimizar é fundamental para o sucesso da implementação do BPM. Desconsiderar pode deixar seu sistema BPM ineficaz durante um bom período de tempo.
Dica de ouro. Não faça sozinho
Se você quer a automação de processos bem-feita, contrate uma empresa especializada que possa lhe prestar o serviço. Ela irá mapear os processos de sua empresa, e também leh fornecer a tecnologia adequada e com suporte. A Optimize Gestão de Processos une as duas soluções em um único lugar, serviços de assessoria mais tecnologia de software BPMS.
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