Por que você precisa aprender mais sobre gestão de projetos
Como todo bom gestor sabe, o que determina o sucesso e a continuidade de um negócio é sua capacidade de se manter competitivo. Para isso, é necessário que a empresa evolua constantemente e isso significa apostar na inovação. Isso pode ser por meio de novos produtos, novos e melhores processos internos, novas áreas de negócios e outras tantas possibilidades.
Essa busca constante por inovação começa sempre com o surgimento de novas ideias, que deverão ser gerenciadas do rascunho até a plena aplicação prática, o que sempre exige uma boa gestão de projetos.
Em outras palavras, o gerenciamento de projetos é vinculado à inovação. E este é um fator que nenhuma organização pode desprezar nos dias de hoje.
Apesar dessa disciplina de gestão ser cada vez mais valorizada, ela ainda gera dúvidas e nem sempre recebe a atenção que merece. Por outro lado, vem aumentando entre o empresariado a consciência da importância de se fazer uma boa gestão de projetos.
Isso pois têm crescido as evidências do quanto a gestão de projetos contribui para o sucesso das empresas. Especialmente por ser uma ferramenta que, quando aplicada corretamente, minimiza riscos e proporciona maior assertividade. Essa prátia sempre traz resultados positivos em termos de qualidade e competitividade.
Para que você entenda melhor a importância de investir tempo no aprendizado e no desenvolvimento de gestão de projetos, preparamos este artigo explicando suas principais características e as vantagens que oferece. Leia a seguir!
Entenda o que é gestão de projetos
Pode parecer meio óbvio, mas é sempre bom partir do básico e explicar: para entender o que é gestão de projetos, é preciso antes ter uma ideia clara do que é um projeto.
Entre as definições possíveis, podemos resumir afirmando que um projeto é caracterizado por um esforço temporário para a criação, desenvolvimento e implantação de algo novo. Pode ser um produto, um serviço, uma operação, um processo, um novo negócio etc.
É importante ressaltar que não se pode confundir projeto com uma função operacional. Atividades operacionais se caracterizam por serem processos contínuos e cíclicos, enquanto um projeto é sempre algo com início, meio e fim. Claro que nada impede que um projeto seja criado para a implantação de algo que se tornará, depois de finalizado, uma atividade operacional.
Assim, os principais elementos que caracterizam um projeto são os seguintes:
- prazo definido, não apenas para o todo, mas também para cada etapa;
- sua aplicação envolve planejamento, execução e controle;
- destina-se a entregas bastante específicas, com resultados bem definidos;
- é composto por uma série de etapas;
- sua execução depende do trabalho de diversas pessoas com competências variadas;
- está vinculado – e deve ser limitado – a um orçamento previamente definido.
Gerindo projetos
Como dito no início deste artigo, a capacidade de uma empresa em se manter competitiva depende dela ser capaz de inovar e aperfeiçoar todos os níveis da sua operação. É preciso constantemente identificar aspectos que podem ser melhorados e iniciar um plano para a realização dessa melhora. É assim que nascem os projetos.
>>>Leia também: Passo a passo para otimizar a sua gestão de projetos
O sucesso de cada um deles vai depender sempre do quão eficiente é a gestão de seu desenvolvimento, desde a ideia até a implantação. Esse é o papel de um gestor de projetos, que, por meio de ferramentas e metodologias específicas, vai coordenar todo o trabalho e todas as pessoas envolvidas nele, do início até o fim.
Por isso, esse profissional deve ter três habilidades básicas para que consiga realizar uma gestão de projetos eficiente. São elas:
- capacidade técnica de gerenciamento;
- habilidade de liderança;
- conhecimentos de gestão estratégica.
Etapas da gestão de projetos
Todo e qualquer projeto depende de um ciclo para ser executado. Vai desde o início até a sua finalização. Conheça as principais etapas que fazem parte desse ciclo.
Etapa 1. Início
É o momento em que gestor e a equipe recebem as informações que necessitam para desenvolver seu trabalho. Nesta etapa é definido o escopo do projeto, os prazos, o custo, o orçamento disponível e qualquer outra informação relevante para sua execução. Todos devem ter uma visão global, conhecer os riscos e obstáculos que podem enfrentar.
Etapa 2. Planejamento
Com todas as informações reunidas na etapa anterior, é hora de elaborar o plano para a realização do projeto. Isso envolve a criação de documentos específicos como cronograma detalhado, indicadores de resultados, divisão das etapas de execução, avaliação de riscos e alternativas para contorná-los, plano de comunicação, divisão de tarefas e prazos para cada uma delas etc.
Etapa 3. Execução
É o início das atividades planejadas, quando são colocadas efetivamente em prática. Nesta fase é comum surgirem os primeiros ajustes. Na verdade, é quando os processos que foram planejados são testados e, se necessário, reavaliados para melhorar a qualidade e a eficiência.
Etapa 4. Controle
É quando se avalia se os resultados esperados estão sendo alcançados e, em caso negativo, como isso pode ser resolvido. Também é neste momento que se confere os indicadores que foram criados no planejamento, aferindo se tudo está ocorrendo dentro dos parâmetros e quais ajustes precisam ser feitos.
Etapa 5. Encerramento
Nesta etapa finaliza-se o projeto reunindo todas as informações relevantes de sua execução. Tudo deve estar documentado para que sirva de referência ou guia para futuros projetos.
O Método Ágil
No universo da gestão de projetos, o Método Ágil se apresenta como uma alternativa aos processos tradicionais. Embora existam hoje diversas metodologias ancoradas no conceito Ágil, todas têm como base o manifesto que foi criado em 2001 por um grupo de programadores de software.
De forma simplificada, podemos dizer que as metodologias ágeis são elaboradas como uma série de práticas que visam entregas mais rápidas, com alta qualidade e focadas nas necessidades do cliente.
A partir desses princípios, diversas metodologias foram desenvolvidas e estão disponíveis no mercado. Algumas delas são:
- Scrum
- Kanban
- FDD (Feature Driven Development)
- XP (eXtreme Programming)
- MSF (Microsoft Framework)
- DSDM (Dynamic System Development Model)
A escolha de uma metodologia deve levar em conta aspectos relativos ao projeto e ao negócio. Assim, é possível optar pela que melhor se adéque às necessidades e características da empresa.
As vantagens de uma boa gestão de projetos
São muitos os benefícios colhidos com a implantação de uma metodologia para a gestão de projetos. Entre eles podemos destacar:
- melhora no controle do desenvolvimento dos projetos;
- redução na quantidade de projetos não concluídos;
- diminuição do retrabalho;
- melhora na qualidade final das entregas;
- aumento da eficiência geral;
- acúmulo de conhecimento com a documentação criada;
- aperfeiçoamento da comunicação entre equipes e diferentes áreas.
Investir em gestão de projetos é um caminho para o ganho de eficiência e para que a empresa alcance resultados cada vez melhores. Esta é uma tendência global e uma atividade imprescindível para garantir a competitividade da empresa. Isso significa que dedicar tempo para esse tema é uma forma de garantir resultados cada vez mais sólidos, sempre dentro de um planejamento estratégico bem-sucedido.
Sendo assim, a gestão de projetos é a ferramenta ideal para melhor a lucratividade e dar mais competitividade do negócio. É um conceito que tem se comprovado eficiente e aplicável a qualquer tipo de empresa.
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