Confira os prejuízos da falta da gestão de processos
Assim como uma engrenagem, as organizações também são compostas por um conjunto de partes interdependentes. É preciso que cada peça desempenhe sua função de maneira eficiente, tornando o conjunto mais produtivo e eficaz no atendimento ao cliente. E, também, capaz de gerar maior lucratividade para o negócio. Isso tudo é possível com a gestão dos processos.
Já, a falta de controle e acompanhamento dos processos causará, certamente, uma série de prejuízos à organização. E o maior problema é que muitas empresas estão acostumadas a operar em modo de mau funcionamento. Isso faz com que elas não enxerguem o prejuízo que estão tomando ou a causa de seus problemas.
Confira os principais problemas que a falta da gestão de processos operacionais ocasiona.
1. Falta de definição e clareza acerca de responsabilidades e atribuições
É comum encontrar pessoas que sem saber ao certo o que e como fazer, acabam não sendo eficientes e tornando-se improdutivas. As pessoas não sabem quais são suas responsabilidades e, então, fazem um pouco de tudo, de qualquer jeito.
A falta de papéis, responsabilidades e processos claramente definidos (administrativos, de gestão, supervisão, operação, vendas, etc…) fornecem a base para práticas ilícitas e conflitos estruturais de interesse.
Isso também dá margem a erros, retrabalho e outros problemas advindos de falha humana. Mas independentemente de erro intencional ou não, a falta de clareza propicia a dubiedade de informação e isso favorece desculpas ou justificativas, em caso de erros. O que torna ainda mais difícil de sanar a situação.
Também é comum delegarem a responsabilidade pela falha a outras áreas. Isso gera pressão desnecessária sobre outros departamentos e até mesmo responsabilização injusta, por problemas que ninguém encontra responsáveis.
2. Falta de clareza em relação a cargos e funções (organograma)
Quando não há uma organização clara, sua empresa corre o risco de ter as pessoas certas nas funções erradas. Para que a sua organização funcione de maneira ótima, seus funcionários devem corresponder com qualidade de trabalho para a função que lhes foi atribuída.
Cada função tem um grupo de atividades que deve executar. O funcionário ideal para uma determinada função é quando o estilo de trabalho dele, a experiência e o conhecimento técnico são ideais para ela. As empresas que não possuem uma boa gestão de processos acabam colocando pessoas em uma função para a qual elas são inadequadas.
A falta de um organograma e de uma gestão de processos pode acarretar na falta de clareza de quem executa a função certa, quem são os responsáveis pela tarefa e pelo processo. E isso leva muitas vezes as pessoas a executarem tarefas que outras fariam de maneira mais adequadas, gerando perda de produtividade e queda na motivação da equipe.
3. Esquecimento e atraso na execução de tarefas
Qualquer tarefa específica exige um conjunto de regras de trabalho para que seja executada de forma eficaz. Os atrasos afetam todo o processo de produção. O mapeamento e a gestão de processos ajuda a evitar essas situações, já que é determinado um tempo correto e as tarefas são claras.
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A gestão de processos de negócio também ajuda a identificar tarefas redundantes e desnecessárias, otimizando todo o fluxo de produção. E se aliada a automação de processos, a empresa inteira têm um salto enorme de produtividade, já que muitas dessas tarefas passarão a ser executadas automaticamente.
5. Sem gestão de processos não há padrão e nem controle das tarefas
Quando não há gestão de processos, cada um faz suas tarefas de um jeito e, a cada dia, de maneira diferente, tornando o processo ineficiente. A falta de especificações, controles e padrões é um dos problemas mais comuns das organizações e que gera muitos prejuízos. Porém, é comum que a diretoria demore a identificar a causa real: falta de procedimentos padrões ou ainda, falta de processos bem definidos.
Ter processos bem definidos e geridos irá garantir à sua empresa que ela sempre siga os procedimentos corretos. Isso também ajuda a evitar erros e retrabalho, por consequência perda de tempo e de dinheiro.
6. Falha de comunicação entre departamentos
Muitos processos vão necessitar de mais de um departamento para que sejam executados. Quando não há gestão de processos, a comunicação pode ser relegada a meios ineficientes, como os e-mails, por exemplo.
Um e-mail pode falhar por vários motivos: mensagens podem se perder, esquecimento de copiar uma pessoa importante etc. Já quando há processos, toda a comunicação é feita por uma interface que é a execução do próprio processo. Ou seja, ela é centraliza e ainda garante que as pessoas certas recebam as informações que precisam.
7. Time desengajado e desgastado
Em empresas que não têm a cultura da gestão de processos é comum ver funcionários desanimados e estressados. Muitos deles são bombardeados com demandas de vários departamentos, com cada gerente exigindo que o que eles precisam deve ser feito primeiro, independentemente de se a demanda era realmente uma prioridade ou não.
A implementação da gestão de processos alivia o estresse dos funcionários que têm que fazer malabarismos com vários processos que são executados ao mesmo tempo. Nela é possível configurar processos em que as prioridades são simplificadas. E garante que eles sejam realizados na ordem correta.
E se a gestão de processos é aliada a estratégias de gamificação, é possível ter um time altamente satisfeito, engajado e produtivo. A gamificação usa estratégias de games (por isso o nome) que são altamente motivadoras para a equipe inteira.
8. Falta de subsídios para a tomada de decisões
Os gestores costumam tomar muitas decisões, algumas sendo operacionais e outras estratégicas. Tomar decisões é uma questão de grande responsabilidade para com a empresa, colaboradores e clientes. E para que elas sejam mais benéficas possíveis, o gestor precisa de uma série de subsídios. E empresas que possuem gestão de processos de negócios bem definidas são capazes de fornecer esses subsídios. Confira.
Informações de qualidade: processos bem definidos e mapeados fornecem dados confiáveis. Além disso, é possível emitir relatórios com mais facilidade do que uma empresa que não possui nenhum tipo de controle da execução de suas tarefas.
Visão do todo: empresas sem gestão de processos possuem visão de “silo funcional”, com olhar limitado em relação ao todo. Enxerga-se somente o que está sendo feito, porém sem saber o que aconteceu antes ou acontecerá depois de sua tarefa. Isso dificulta muito a tomada de decisões de processos da diretoria, já que terá de fazer um aprendizado para entender a situação completa e assim poder tomar uma decisão com segurança.
Para qualquer organização, seja ela de grande ou pequeno porte, de qualquer segmento, esses e demais problemas poderão ser evitados ou corrigidos, com a gestão dos fluxos de trabalho, otimização e automatização de processos de negócio. A gestão de processos aliada à melhoria contínua e à tecnologia correta impactam direto no futuro e na prosperidade da sua empresa.
Você teve alguma dificuldade relacionada à falta de gestão de processos? Deixe seu comentário e compartilhe a experiência conosco
