Comunicação empresarial: sua equipe entende o que você espera dela?
A comunicação empresarial é um fator chave para o sucesso de qualquer negócio. Ela é o elemento que conecta as pessoas, que as direciona, motiva, instrui e orienta. Por isso, é tão importante que seja clara e eficiente em todos seus aspectos. E são muitas as formas de utilizar a comunicação dentro de uma organização. Entretanto, você já se perguntou se a sua equipe realmente entende aquilo que é comunicado a ela?
Antes de tudo, é preciso deixar claro que quando falamos em comunicação empresarial estamos lidando com um conceito bastante amplo. Ela vai além daquilo que primeiro vem à nossa mente, como conversas, comunicados, reuniões, trocas de e-mail, mensagens internas etc. A comunicação empresarial também envolve processos, cultura organizacional, valores, metas e, principalmente, objetivos.
Para que você conheça melhor essa dimensão ampla e entenda como aplicar a comunicação de forma eficiente ao seu negócio, preparamos este artigo. Continue lendo!
Como a comunicação empresarial ineficiente afeta o negócio
Uma organização que não dê atenção ao modo como se comunica internamente corre uma série de riscos e perdas. Muitas vezes, sem nem perceber. Isso acontece porque há empresas que creditam seus problemas às pessoas sem perceber o quanto é a comunicação falha a verdadeira responsável pelos erros e prejuízos.
Separamos alguns exemplos de falta de clareza na comunicação empresarial e de como isso pode afetar o negócio. Acompanhe!
Falta de alinhamento entre os times
Quando uma empresa realiza um planejamento estratégico, ela define metas e objetivos gerais que devem ser desdobrados para as áreas e os times. Para que isso ocorra com eficiência e boa performance é necessário um trabalho planejado de comunicação.
Quando a comunicação é falha, o alinhamento entre os times também se torna falho. E isso prejudica a fluidez dos processos, a distribuição de responsabilidades e a orientação para o resultado.
Por isso, a partir dos objetivos definidos pela empresa, é essencial que seja realizado um trabalho de comunicação, cascateando esses objetivos de modo que todos entendam seu papel no esforço de alcançá-lo. Só assim os times poderão trabalhar de forma alinhada, orgânica e em sinergia.
Processos mal planejados
O planejamento de processos é essencial para a eficiência de toda organização. Encontrar o modo mais rápido, preciso e que utilize a menor quantidade de recursos – sejam eles humanos, financeiros ou materiais – pode ser o divisor entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.
Um negócio que busque o crescimento e a eficiência deve ter todos seus processos mapeados para se certificar de que estão sendo realizados com a máxima eficácia e alinhados aos objetivos da organização.
O que nem sempre se percebe é como os processos fazem parte da comunicação empresarial. Isso porque todos eles estão encadeados entre si e a forma como passam de uma pessoa para outra, e mesmo de uma área para outra, depende de todos estarem alinhados, conhecendo seu papel dentro do processo e entendendo o quanto ele é importante para os objetivos da empresa.
Indefinição nas responsabilidades
Cada pessoa dentro de uma organização deve saber com clareza quais são suas responsabilidades e quais são as responsabilidades de seus pares, superiores e subordinados.
Isso é essencial para o andamento de processos, execução de tarefas e, principalmente, tomada de decisões. Quando as funções não estão claras, há sempre a chance de ocorrer um jogo de empurra-empurra entre colaboradores, o que gera desconfiança, clima ruim, atrasos e retrabalhos.
Quando cada um conhece bem a hierarquia e as responsabilidades, além de assumir suas funções com mais segurança e autonomia, ainda colabora para encaminhar demandas a quem elas devem ser encaminhadas. Fazer isso com rapidez e assertividade evita atrasos nos processos, decisões erradas e perda de foco.
Como melhorar a comunicação empresarial
Os exemplos dados acima são apenas uma pequena amostragem de como a comunicação pode afetar um negócio. Além disso, eles são exemplos de como a comunicação pode ser uma questão estrutural, envolvendo aspectos que vão além da troca de informações objetivas. Entretanto, o aspecto informativo não pode ser negligenciado, pois ele é parte fundamental da manutenção da eficiência.
Assim, investir em ações que melhorem o fluxo de informações é uma medida acertada que traz muitos benefícios. Isso pode ser feito com algumas atitudes e estímulos. Confira algumas dicas!
Estimule o compartilhamento
Procure criar um clima de confiança dentro da empresa, de modo que as informações circulem livremente. Incentive as pessoas a conversarem, a trocarem informações. Promova eventos, workshops e ações pensadas para integrar melhor as áreas e as pessoas. Também vale utilizar ferramentas digitais capazes de facilitar a troca de mensagens, arquivos e conteúdos diversos.
Crie informativos
Transmitir informativos atualizados sobre os direcionamentos da empresa é muito importante, pois aproxima os colaboradores dos objetivos, dá direcionamentos que ajudam na tomada de decisões e ajuda a construir uma cultura interna.
Nessa questão, porém, é preciso ser criativo, pois os velhos modelos de “mural de mensagens” nem sempre funcionam como funcionavam antes. Aqui vale investir até mesmo gamificação.
Facilite o acesso à informações
Certifique-se de que as informações mais importantes sejam fácies de ser acessadas por todos os colaboradores. Seja com as documentações de processos, seja com relação a comunicados, é importante que tudo esteja sempre ao alcance e com caminhos fáceis de serem percorridos.
Seja transparente
Informação de verdade é sempre baseada em transparência. E as pessoas percebem quando isso não acontece, o que pode pôr a perder os esforços de comunicação. Quando há transparências as pessoas se engajam, absorvem melhor o conteúdo e também se esforçam mais em transmiti-lo. Porém, quando notam falta de transparência elas se sentem desmotivadas.
As vantagens de uma boa comunicação empresarial
Os ganhos que uma organização pode ter ao investir na promoção da comunicação interna são muitos. Entre eles, podemos destacar:
- Aumento da produtividade – a boa comunicação, especialmente quando associada à otimização dos processos, melhora a produtividade.
- Melhora no ambiente de trabalho – a livre circulação de informações traz mais confiança mútua, criando um clima positivo entre os colaboradores.
- Redução de conflitos – quando todos se comunicam e conhecem os direcionamentos, há menos chances de surgirem conflitos ou desencontro de informações.
- Engajamento – quando a empresa realiza um trabalho consistente de comunicação, acertando na mensagem e promovendo o compartilhamento, o engajamento se torna um efeito natural. As pessoas passam a se sentir parte de uma comunidade dentro da qual se sentem bem e tendem a se dedicar mais em suas tarefas, pois trabalham mais alegres.
O tema da comunicação empresarial engloba um leque gigantesco de assuntos e seria impossível abordar todos eles em um artigo. No entanto, se você busca melhorar a comunicação em sua empresa e se tem dúvidas sobre a compreensão que sua equipe tem daquilo que se espera dela, os tópicos acima podem ser um bom começo para pensar em mudanças. O importante é entender como isso é um processo que deve ser avaliado constantemente e aperfeiçoado dia a dia.
E como é a comunicação na sua empresa? Deixe um comentário e conte para a gente sua experiência!
