Mapeamento de processos: você precisa saber sobre
As organizações nada mais são do que grandes coleções de processos. Todo o trabalho realizado, seja ele na área em que for, e também aquele que perpassa pelos vários departamentos, se dá pelo conjunto de tarefas realizadas por pessoas, sistemas e ou máquinas.
E esse conjunto de atividades ocorre muitas vezes sem um fluxo de sequência lógica, sem um mapeamento, sem uma documentação. Ou seja, o processo sempre existe, a questão é se ele é eficiente e pode ser replicado.
Um mapa de processos que mostre, deixe claro e que possa ser entendido em detalhes pelos participantes é muito importante para as empresas, independentemente do seu porte.
O que é mapeamento de processos?
A Gestão de Processos de Negócio tem, entre as etapas do seu desenvolvimento, a identificação, análise, o entendimento e mapeamento, e também a documentação dos processos. Isso permite que o fluxo de trabalho, sua sequência, participantes, regras de negócio e também os prazos de execução, sejam visualizados e entendidos de maneira clara por todos.
Desta maneira fica muito mais fácil o desenvolvimento das atividades, responsabilidade de cada um é melhor compreendida, bem como qual etapa cada envolvido vai interagir, como deve se dar essa interação e o que se espera dela.
Mas afinal, o que é e quais são os benefícios do mapeamento de processos? O mapeamento é o entendimento e a representação gráfica do processo, na qual fica claro,o que, como, quem, quando, por que, e para quem o trabalho deve ser realizado. Entre os benefícios do mapeamento estão:
- melhora a comunicação, pois estrutura e clarifica a informação;
- permite maior controle e medição das etapas do processo;
- identifica não-conformidades;
- simplifica e desburocratiza o trabalho, com a eliminação de tarefas desnecessárias;
- melhora a produtividade;
- reduz custos.
Para alguns gestores, o fato dos processos serem mapeados, documentados e claros para todos os envolvidos, faz com que não ocorra mais desculpas alegando-se que não se sabia o exatamente o que e como se deveria fazer alguma coisa.
Para os atores ou executores dos processos, o fato de se ter clareza a respeito do processo e de seus detalhes, faz com que seja possível focar a atenção naquilo que realmente é importante e deve ser feito, podendo mostrar e deixar mais evidente o resultado do seu trabalho. Isso facilita o reconhecimento do seu empenho por parte da direção.
Geralmente, o mapeamento de processos é feito para estabelecer padrões ou procedimentos de execução da empresa. Algumas organizações usam o mapeamento de processos como guias de tarefas processuais. Também são usados para que os envolvidos sigam, na ordem correta, as etapas de um fluxo de trabalho.
Como fazer um mapeamento de processos?
Aqui estão as etapas gerais para mapear seus processos de negócios. Eles irão ajudá-lo a compor um guia inicial de como realizar essa atividade. Confira.
Passo 1. Estabeleça os limites
Defina onde o processo começa e termina. Alguns processosterão mais de um final possível, por isso é importante determinar todos eles. Assim também são mapeados todos os resultados possíveis.
Passo 2. Liste as ações que conduzem o processo para a frente
Agora que você sabe onde o processo começa e termina, é hora de listar as etapas intermediárias: use uma ação para começar a descrever cada etapa/tarefa. Você pode manter as informações estritamente necessárias ou detalhá-las conforme a necessidade.
Passo 3. Ordene as ações
Agora que você determinou todas as etapas possíveis e que são necessárias para mover seu processo do começo ao fim, é hora de ordená-las. Cada ação deve desencadear a etapa subsequente no processo.
Passo 4. Use símbolos
Certifique-se de que está usando os símbolos apropriados para mapear as etapas de seus processos. Por exemplo, ovais para o início/fim do processo, retângulos para tarefas/etapas, diamantes para pontos de decisão e setas para marcar o fluxo da direção do processo. Se o processo que você está mapeando é cíclico, verifique se ele está fechado, levando você de volta ao início.
Passo 5. Revise o processo mapeado
Depois de terminar, volte e verifique se o processo está completo e contém todas as informações pertinentes. Adicione um título e uma data para que você possa acompanhar quaisquer modificações.
Passo 6. Acompanhe e otimize
Uma vez que tenha finalizado o mapeamento de processos é hora de executá-lo e monitorá-lo. Acompanhe-o e veja se está realmente sendo executado da maneira esperada. Os envolvidos realmente seguem o fluxo ideal? Existem passos perdidos/redundantes que podem ser cruzados? Fazer melhorias graduais é a chave para executar processos eficientese orientados para resultados.
Quais são os tipos de Mapas de Processo?
Existem diversos tipos de mapeamentos de processos usados para diversos fins. Porém, existem alguns tipos mais comuns. Confira:
- Mapeamento processos de atividade: representa atividades de valor agregado e sem valor agregado em um processo.
- Mapeamento processos detalhado: fornece um olhar muito mais detalhado em cada etapa do processo.
- Mapeamento processos de documentos: os documentos que entram e saem em um processo.
- Mapeamento de processos de alto nível: representação de alto nível de um processo determinando todos os processos da empresa.
- Mapeamento processos de fluxo de valor: uma técnica de gestão enxuta que analisa e melhora os processos necessários para produzir um produto ou prestar um serviço a um cliente.
- Diagrama de fluxo de trabalho: um processo de trabalho mostrado no formato “fluxo”.
Melhorando a eficácia do seu mapeamento de processos com a documentação
Como já vimos, o mapeamento de processos é fundamental para organizações eficientes. Esses mapas oferecem representação visual dos insumos e saídas necessários, aprimorando a comunicação com as partes interessadas e facilitando a gestão dos processos do início ao fim.
Os gestores costumam acreditar que o mapeamento de processos é o único componente de documentação do processo. Na realidade, o mapeamento é apenas uma parte da documentação do processo.
Embora o mapeamento de processos seja altamente efetivo para ilustrar o fluxo, eles não podemconsolidar todas as informações necessárias a execução dele. Algumas das informações necessárias e que compõem a documentação são:
- Interrupções do fluxo de trabalho: os gargalos e as exceções não são exibidos nos mapas de processo.
- Tempo despendido: a quantidade de tempo, prevista e realizada, que os envolvidos demandam para completar as tarefas. Isso é útil para determinar, por exemplo, as causas de atrasos de projetos.
- Fluxo de informações: compreender como os membros da equipe encontram e usam os recursos necessários para completar suas tarefas atribuídas é um fator importante no desenvolvimento do processo. Acessibilidade e a disponibilidade de informações não podem ser descritas nos mapas de processo, mas sim na documentação.
A documentação desses componentes adicionais fornece uma imagem completa do fluxo de trabalho, permitindo encontrar ineficiências e fazer melhorias. A documentação de suporte também garante mapas de processos completos e concisos.
O mapeamento de processos é muito importante para que a sua empresa possa ser eficiente. Eles também fornecem informações valiosas sobre como uma organização podem melhorar os processos. Quando informações importantes são apresentadas visualmente, isso aumenta a compreensão e colaboração para qualquer projeto.
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