Passo a passo para otimizar a sua gestão de processos
A gestão de processos é um dos elementos indispensáveis para o sucesso de qualquer empresa. É uma prática que trata de planejar, desenhar e controlar continuamente todas as atividades existentes dentro na organização. Isso significa ter uma visão ampla de como cada tarefa é realizada e como ela contribui para um resultado satisfatório.
Pode-se dizer que, sem uma gestão de processos, a empresa corre risco de ser tomada pelo caos. E as consequências disso podem ser devastadoras. No entanto, mesmo quando há processos bem definidos, que entregam resultados razoáveis, isso pode não ser o bastante para manter uma boa posição no mercado.
Nos dias de hoje, com o altíssimo grau de competitividade, ser razoável não é mais o suficiente. Isso vale para pessoas e empresas. Por isso, mais do que ter metodologias que operem de forma satisfatória, é preciso buscar processos que funcionem ainda melhor e tragam bons resultados para a empresa. É por esse motivo que as companhias mais competitivas do mercado têm utilizado cada vez mais ferramentas e soluções que otimizem a gestão de seus processos.
Quer entender melhor como isso funciona e como aplicar no seu negócio? Basta continuar lendo.
A importância de otimizar a gestão de processos
É possível listar algumas dezenas de razões para que uma organização se preocupe em otimizar as atividades internas. E todas elas podem ser condensadas em um único conceito: estratégia.
Refletir sobre processos é olhar para dentro pensando para fora. Ou seja, tudo que pode ser melhorado internamente vai refletir externamente, seja na satisfação do cliente, na capacidade competitiva e até mesmo na imagem da companhia.
E por que isso acontece? Porque otimizar é fazer mais com menos. Em outras palavras: custos menores, lucros crescentes, margens mais vantajosas, qualidade superior, valor agregado etc.
Portanto, não basta ter processos funcionando, é preciso buscar permanentemente a melhoria deles, gerando eficiência e resultados sólidos. Veja a seguir os passos para otimizar a gestão de processos da sua empresa.
Passo 1. Analisar
Faça uma análise completa de todos os processos existentes na empresa ou na sua área. Veja como funcionam, quais etapas possuem e, principalmente, qual resultado alcançam. A partir disso você terá uma visão global de todos eles. É o que vai permitir que, em uma segunda etapa, um mapeamento mais detalhado seja realizado.
Passo 2. Identificar
Após conhecer o geral é preciso atacar o específico. Na fase de análise, provavelmente serão identificados muitos gargalos, muitos pontos de melhoria. Mas é importante eleger aqueles que mais estão causando danos ao negócio e assim priorizar as necessidades.
Pode ser um entrave que prejudique a qualidade de um produto ou serviço, ou algo que atrapalhe o desempenho de uma equipe. Este é o momento de identificar os pontos mais graves, aqueles que precisam de uma solução urgente, e atacá-los.
Passo 3. Repensar
Nesta etapa é preciso se debruçar com atenção sobre cada gargalo identificado, entender porque ele acontece e como pode ser solucionado. Para isso é necessário ter uma visão completa de cada processo e fazer uma série de perguntas sobre eles, como, por exemplo:
- Quando ele começa e quando termina?
- Quais são as pessoas envolvidas diretamente?
- De quais outras pessoas eles dependem?
- Quais outros processos influenciam indiretamente?
- Quanto tempo leva e qual resultado traz?
- Qual o nível de assertividade na execução?
- Qual a frequência de erros e retrabalhos?
- O que está causando o gargalo?
- Quais outras formas possíveis de realizar a mesma coisa?
- Onde está ocorrendo desperdício?
Com as respostas a essas e outras perguntas será possível compreender os motivos por trás do problema e desenhar uma ou mais soluções possíveis. E isso vai ajudar a otimizar a gestão de processos.
Passo 4. Planejar
As respostas da fase anterior podem gerar o impulso de agir imediatamente e sair mudando a gestão de processos. Mas é preciso entender que, em uma organização, tudo está interligado. Muitas vezes, uma mudança em um processo pode afetar outro mais adiante.
Esse é o momento de pensar sobre o que foi coletado até aqui e planejar com precisão quais mudanças serão necessárias. É preciso avaliar as consequências de cada mudança pensada e se certificar que ela trará a melhora esperada. Essa é uma forma efetiva de realizar uma gestão de processos.
Passo 5. Automatizar
Durante o planejamento, leve sempre em consideração o que pode ser automatizado. Hoje o mercado dispõe de inúmeras soluções de automatização por meio de sistemas e plataformas. São alternativas de ótimo custo/benefício, que podem contribuir para a gestão de processos e ganhos de performance. Ao planejar a otimização, este é o momento ideal para avaliar quais funções podem ser automatizadas e encontrar a melhor alternativa.
Passo 6. Implementar
É hora de colocar as ideias em prática. Esta é uma etapa delicada, porque será preciso lidar com diversos fatores que podem ser obstáculos à implementação e a melhoria da gestão de processos.
Um deles é a resistência natural das pessoas às mudanças. Para contorná-la, vale investir em uma boa comunicação e treinamento, explicando porque a modificação é necessária, como ela trará melhorias para a empresa e para o cotidiano das pessoas ligadas a ela.
A boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer implementação, pois dela depende o engajamento das pessoas. Além disso, toda essa etapa deve ser um canal aberto para explicações, eliminação de dúvidas, treinamento e acompanhamento.
Passo 7. Mensurar
É válido que sejam criadas métricas que possam dar uma noção do quanto as mudanças trouxeram de resultados. Elas são importantes para verificar a eficiência alcançada e também para mostrar os resultados positivos em futuras implementações. Essas métricas serão as referências nas quais será baseada a etapa seguinte.
Passo 8. Monitorar
Com tudo implantado e as métricas definidas, é o momento de monitorar os resultados. Crie relatórios periódicos, avalie os efeitos causados pelas mudanças, descubra como melhorá-los ou corrigi-los. A partir das avaliações constantes serão encontradas novos pontos de melhoria e o ciclo de aperfeiçoamento se repete continuamente.
Passo 9. Documentar
Para processos com alto grau de complexidade e detalhamento é recomendável que haja documentação de procedimentos. São instruções que ajudam a padronizar algumas atividades e que podem ser consultadas em caso de dúvida. Também servem para orientar colaboradores recém-contratados em fase de treinamento. Além disso, poderão servir como base para futuras reavaliações.
Integração e alinhamento à estratégia
Por fim, duas coisas que não podem ser esquecidas. A primeira é a preocupação constante com a integração dos processos. Em todo planejamento e em qualquer ação que busque otimizar a gestão de processos, é fundamental que se pense de maneira integrada. Assim, todos os processos, de todas as áreas, devem ser coordenados de forma alinhada, para que possam fluir com a agilidade e eficiência esperadas.
Integrar áreas diferentes é sempre um desafio e aqui, mais uma vez, vale investir em comunicação. É importante que as informações circulem sem ruído e que todas as áreas estejam na mesma sintonia.
O segundo ponto é o alinhamento estratégico. Cada processo de uma companhia deve estar direcionado segundo o planejamento. Saber quais rumos a empresa busca, quais suas prioridades e como pretende alcançá-los é um norte indispensável para qualquer tarefa de otimização.
O segredo do sucesso de uma boa gestão de processos é a busca constante pela máxima eficiência. É essa busca que vai manter todas as equipes sempre afinadas e afiadas para gerarem valor para a empresa.
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