Benefícios da gestão de processos de negócio
Hoje as organizações enfrentam uma concorrência intensa de empresas, sejam elas grandes ou pequenas. Os líderes estão sob imensa pressão para se manterem competitivos, diminuírem os custos e aumentarem a produtividade. E isso é possível através da melhoria contínua de seus processos de negócios.
Diante desses desafios, muitas organizações estão buscando os benefícios que a gestão de processos de negócios (BPM) pode oferecer. Como principais, pode-se citar: eficiência operacional aprimorada, melhor atendimento ao cliente e maior inovação em produtos e serviços.
O gerenciamento de processos de negócios ajuda as organizações a se prepararem melhor e tornarem-se mais competitivas frente a concorrência, auxilia os líderes empresariais a melhorar o desempenho organizacional, analisando, projetando, implementando, monitorando, controlando e modificando os processos.
Por que há gestão de processos é uma necessidade?
A gestão de processos tem por objetivo gerenciar a organização com visão sistêmica. Ela objetiva entender os processos e conhecer todo o fluxo de atividades existentes e necessárias para a empresa.
Esse aprendizado sobre processos vai desde o seu início, passando pela agregação de valor a cada etapa até a entrega de resultados. Essa é sem dúvidas uma maneira de obter uma série de benefícios para o negócio. Confira agora os principais benefícios da gestão de processos.
1. Facilita a tomada de decisões
Um dos maiores benefícios para as organizações é a qualidade da informação para a tomada de decisão. Essa qualidade deve ser embasada na capacidade real dos processos e não em suposições funcionais e desconectadas do todo.
A gestão de processos oferece uma série de benefícios estratégicos, entre eles a possibilidade de fácil adaptação em períodos de rápidas mudanças. Neste sentido, para Gart Capote de Britto (professor e referência mundial sobre gestão de processos):
“Com qualidade e confiança na informação disponível, a decisão mais acertada para o cenário do negócio é uma questão bem mais simples de se resolver”.
2. Aumenta a eficácia e resultados
A gestão de processos de negócio garante uma eficiência maior no dia a dia das organizações. Com ela todas as tarefas e atividades ficam mais claras a todos os interessados. Ou seja, todos sabem o que, como, quando, por que e para quem devem executar suas atividades. Pois, conforme Gleison Samuel Nascimento (mestre em engenharia de software):
“[…] BPM, através da documentação e automação dos processos de negócio executados na organização, proporciona redução de custos, de tempo e de erros na execução de procedimentos essenciais para a organização”.
A gestão de processos dá sentido ao trabalho, permitindo-lhe fluir de modo mais assertivo. O resultado disso é que o cliente final é melhor atendido e os resultados da empresa são maiores.
3. Redução de custos
A gestão de processos apresenta uma significativa redução de custos. Isso é possível por que ela elimina retrabalho e desperdícios, além de melhorar a produtividade, ao focar no que de fato faz sentido. E isso também contribui para aumentar a percepção de valor do cliente. Ele é atendido por meio de produtos e serviços de qualidade e, consequentemente, proporciona maior lucro à empresa.
4. A gestão de processos torna a empresa mais ágil
Com o ambiente empresarial em constante mudança, tornou-se cada vez mais importante que os processos de negócios se adaptem às novas condições rapidamente. A gestão de processos ajuda a torna-los processos mais ágeis.
Isso por que a gestão de processos exige um rigor, que por sua vez fornece uma compreensão clara de cada etapa do fluxo de trabalho. O conhecimento detalhado permite às organizações compreenderem o impacto que a mudança pode ter nos processos de negócio.
Uma organização que entenda o impacto que modifica seus processos de negócios pode ter sobre a rentabilidade da organização tem mais capacidade de se adaptar às mudanças e implantar rapidamente as melhores opções.
5. Engaja a equipe envolvida
As organizações tentam continuamente manter um ambiente de trabalho gratificante e que motive seus funcionários. Os processos de negócios que são desenvolvidos e documentados ajudam a engajar os membros da equipe.
A gestão de processos propicia uma melhor colaboração entre a equipe. Os membros do time apresentam maior satisfação porque podem se concentrar em suas tarefas enquanto possuem todas as informações de que precisam em um só lugar; E os gestores e líderes têm visibilidade em tempo real sobre o que está acontecendo.
6. Reduz riscos
As empresas enfrentam muitas formas de risco, sejam intencionais ou apenas erros humanos. Estes riscos também podem ser resultados da falta de conformidade com os padrões do governo e da indústria ou com prazos perdidos e trabalho de má qualidade.
A racionalização, a gestão de processos e a sua melhoria contínua resulta em uma redução significativa destes riscos. E graças a transparência propiciada pelos processos, os riscos de fraude são reduzidos. E se aliada à automação tarefas, você pode garantir todos os padrões de qualidade e regulamentações sejam atendidos.
Não obstante os benefícios já citados, a gestão de processos de negócio também promove uma série de vantagens e privilégios potenciais a vários stakeholders. Mas eles não param por aí. Há pelo menos, quatro grupos que se beneficiam, direta ou indiretamente, da gestão de processos de negócio. São eles: o cliente, a gerência, o ator do processo e a organização. Na tabela abaixo você poderá entender com mais detalhes esses quatro grupos e seus atributos de benefícios.
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Benefícios para |
Atributos do benefício |
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Organização |
· Transformação de processos requer definições claras de responsabilidade e propriedade. · Acompanhamento de desempenho permite respostas ágeis. · Medições de desempenho contribuem para controle de custos, qualidade e melhoria contínua. · Monitoramento melhora a conformidade. · Visibilidade, entendimento e prontidão para a mudança aumentam a agilidade. · Acesso a informações úteis simplifica a transformação de processos. · Avaliação de custos de processos facilita controle e redução de custos. · Melhor consistência e adequação da capacidade de negócio. · Operações de negócio são mais bem compreendidas e o conhecimento é gerenciado. |
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Cliente |
· Transformação de processos impacta positivamente os clientes (são atendidos eficazmente). · Colaboradores atendem melhor às expectativas de partes interessadas. · Compromissos com clientes são mais bem controlados. |
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Gerência |
· Confirmação que as atividades realizadas em um processo agregam valor. · Otimização do desempenho ao longo do processo. · Melhoria de planejamento e projeções. · Superação de obstáculos e fronteiras funcionais. |
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Ator do processo |
· Maior segurança e ciência sobre seus papeis e responsabilidades. · Maior compreensão do todo. · Clareza de requisitos do ambiente de trabalho. · Uso de ferramentas apropriadas de trabalho. · Maior contribuição para os resultados da organização e, por consequência, maior possibilidade de visibilidade e reconhecimento pelo trabalho que realiza. |
Algumas empresas ainda não possuem a gestão de processos implementadas. Quando os processos de negócios não podem ser facilmente alterados, ou quando a equipe não os utiliza para a execução de seu trabalho, a visibilidade, a agilidade, a aprendizagem organizacional e os tempos de resposta do mercado diminui. Empresas que desejam manter a continuidade de seus negócios precisam ter processos bem documentados e geridos.
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